Zwischen Zahlen und Menschen: Wie Controller verantwortungsvoll mit persönlichen Daten umgehen

Personalreportings sind längst zu einem unverzichtbaren Instrument geworden. Sie bieten wertvolle Einblicke, die Führungskräfte dabei unterstützen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Effizienz zu steigern und die Unternehmensziele zu erreichen. Doch so wertvoll diese Zahlen und Statistiken auch sein mögen, sie werfen eine entscheidende Frage auf: Wie gelingt es, zwischen den nüchternen Daten die Menschlichkeit nicht zu verlieren?

Sensibilität ist Key

In Tätigkeitsbereichen wie Data Analytics und Controlling zeigt sich immer wieder, wie sensibel der Umgang mit Mitarbeiterdaten sein muss. Personalinformationen wie Anschrift, Geburtsdatum oder Betriebszugehörigkeit sind sensibel, aber auch Daten wie Stempelzeiten, Urlaubszeiten oder sogar Abwesenheitszeiten wegen Krankheit gehören dazu. Diese Daten werden aus verschiedenen Gründen erfasst, sei es für Gehaltsabrechnungen oder zur Analyse von Arbeitsprozessen. Doch dabei darf nie vergessen werden, dass hinter jedem Datensatz ein Mensch steht.

Fairness und Transparenz: Die Eckpfeiler verantwortungsvoller Personalreportings

Regelungen wie die DSGVO und das BetrVG setzen klare Rahmenbedingungen zum Schutz der Privatsphäre von Mitarbeitern. Ein zentrales Prinzip dabei ist, dass aus den Reportings keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiter möglich sein dürfen. Während Data Analysts beispielsweise analysieren können, wie hoch die Fehlzeiten in einer Abteilung sind, dürfen diese Daten nicht auf einzelne Personen heruntergebrochen werden. Hier geht es darum, Transparenz zu schaffen, ohne die Anonymität und den Schutz der Mitarbeiter zu gefährden.

Der schmale Grat zwischen Nutzen und Menschlichkeit

Ein häufiger Irrglaube ist, dass Personalreportings ausschließlich dazu dienen, die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten und sie gegebenenfalls zu sanktionieren. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall. Richtig eingesetzt, können diese Reportings helfen, z.B. Schwachstellen im Produktionsprozess aufzudecken und Verbesserungen zu implementieren. Wichtig ist dabei, dass diese Auswertungen nicht als Grundlage für eine Leistungsbeurteilung genutzt werden. Stattdessen sollten sie als Werkzeug dienen, um Stärken und Schwächen im Unternehmen zu identifizieren und Lösungen zu finden.

Datenschutz: Eine Frage des Vertrauens

Der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Daten beginnt mit klaren Zugriffsbeschränkungen. Nur autorisierte Mitarbeiter dürfen Zugang zu HR-Tools haben, um Daten zu pflegen oder Abrechnungen durchzuführen. Darüber hinaus müssen alle, die Zugang zu diesen Informationen haben, striktes Stillschweigen bewahren. Vertrauen ist hier der Schlüssel – und das Unternehmen trägt die Verantwortung, dieses Vertrauen zu wahren.

Empathie und Neutralität: Ein Balanceakt

In Bereichen wie Data Analytics ist Empathie nicht Teil des Arbeitsalltags – zumindest nicht direkt. Die Aufgabe besteht darin, neutrale und objektive Analysen zu erstellen, die dem Management als Entscheidungsgrundlage dienen. Doch die Menschlichkeit fließt oft in späteren Phasen ein, beispielsweise in Personalgesprächen, in denen die Ergebnisse besprochen werden. Ein aktuelles Beispiel aus der Coronakrise verdeutlicht, wie wichtig es ist, über die Zahlen hinauszuschauen: Die Umsatzzahlen sind in vielen Unternehmen und Branchen zurückgegangen oder aufgrund von Lockdowns vollständig ausgefallen. Jedes Standardreporting hätte nahegelegt, Mitarbeiter zu entlassen. Doch viele Unternehmen haben bewusst darauf verzichtet, weil sie das Fachwissen und die Erfahrung der Mitarbeiter langfristig sichern wollten.

Sensibilisierung und Kommunikation

Damit der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Daten nicht nur ein Lippenbekenntnis bleibt, ist es entscheidend, dass alle Mitarbeiter entsprechend sensibilisiert werden. Dies geschieht durch Schulungen, die den Umgang mit diesen Daten regeln und die Mitarbeiter verpflichten, diese Vorgaben einzuhalten. Offene Kommunikationswege, wie regelmäßige Abteilungs- oder Betriebsversammlungen, bieten zudem die Möglichkeit, Bedenken und Fragen offen zu äußern.

Herausforderungen und Lösungen

Im Laufe der Jahre treten immer wieder Herausforderungen bei der Verarbeitung und Veröffentlichung sensibler Daten auf. In solchen Fällen ist der Austausch mit der Rechtsabteilung und der IT unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Es ist ein fortlaufender Lernprozess, bei dem der Schutz der Mitarbeiter immer an erster Stelle stehen muss.

Der Blick über den Tellerrand

Um zu verhindern, dass Personalreportings zu voreiligen oder gar ungerechten Entscheidungen führen, ist es wichtig, stets das große Ganze im Blick zu behalten. Entscheidungen sollten nicht nur auf kurzfristigen Zahlen basieren, sondern auch die langfristigen Auswirkungen berücksichtigen. Schließlich sind Mitarbeiter die wertvollste Ressource eines Unternehmens.

Abschließend lässt sich betonen: Daten und Zahlen sind wichtige Werkzeuge, aber sie sollten niemals das letzte Wort haben. Hinter jeder Statistik steht ein Mensch – und das darf nie aus den Augen verloren werden.

Digitale Sicherheit: Wie Software den Schutz persönlicher Daten gewährleistet

Der verantwortungsvolle Umgang mit persönlichen Daten ist in jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung. Moderne Software-Lösungen sind unverzichtbar, da sie die zuverlässige Einhaltung von Datenschutzvorgaben gewährleisten und menschliche Fehler minimieren. Sie verhindern Datenschutzverletzungen und sichern die Integrität sensibler Mitarbeiterdaten. Durch präzise und objektive Datenanalysen ermöglichen diese Tools fundierte Entscheidungen, ohne die Anonymität und den Schutz der Mitarbeiter zu gefährden – eine Herausforderung, die manuell oft schwer zu bewältigen ist.

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