Wenn Zahlen nicht reichen: Wie bessere Datenanalysen durch Wissenstransfer gelingen

Im Controlling geht es nicht nur darum, Zahlen auszuwerten, sondern auch darum, die richtigen Informationen zu beschaffen, um diese Zahlen sinnvoll interpretieren zu können. Doch in der Praxis stehen Controller häufig vor unerklärlichen Kosten oder unvollständigen Daten – oft, weil sie keinen Zugang zu wichtigen Hintergrundinformationen haben. Diese Lücken in der Informationsbeschaffung führen dazu, dass Analysen unvollständig bleiben und Controller Vermutungen anstellen müssen, anstatt fundierte Erklärungen zu liefern.

Typisches Szenario aus dem Controller-Alltag: Wenn Informationen fehlen

Die Kosten für eine Messe steigen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) unerwartet an. Als Finanzcontroller fällt dieser Anstieg sofort auf, und man wird aufgefordert, eine Erklärung zu finden. Doch es gibt ein Problem: Sie wissen von keiner anstehenden Messe. Auch der Vertrieb und andere Abteilungen haben keine Erklärung. Schließlich bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als im Monatsbericht zu vermerken: “Unklarer Anstieg der Kosten”. Erst später erfahren Sie von der Geschäftsführung, dass ein neuer Messestand in Auftrag gegeben wurde – eine Information, die den Unterschied zwischen einer fundierten Analyse und einem vagen Kommentar ausgemacht hätte.

Das fehlende Wissen bei Szenarioanalysen

Ein weiteres Beispiel sind Szenarioanalysen. Häufig wird vom Controller erwartet, verschiedene Szenarien zu analysieren, etwa zukünftige Verkäufe eines Produkts. Ohne Insiderwissen aus den Fachabteilungen – wie etwa, an welche Kunden das Produkt verkauft wird, in welches Land es exportiert wird oder wie die Preisgestaltung aussieht – fehlen entscheidende Informationen. Rohstoffpreisentwicklungen, Marktverhältnisse und spezifische Kundenvereinbarungen sind oft nur der jeweiligen Abteilung bekannt und werden nicht automatisch mit dem Controlling geteilt. Dabei sind diese Informationen essenziell, um präzise Prognosen und Analysen zu erstellen.

Solche Wissenslücken führen dazu, dass Chancen für tiefere Einsichten ungenutzt bleiben. Besser informierte Controller liefern genauere und wertvolle Analysen, die das Unternehmen voranbringen.

Das Problem: Fehlendes gegenseitiges Verständnis

Oft liegt das Problem darin, dass Controller und Fachabteilungen unterschiedliche Perspektiven haben und nicht genau wissen, was die andere Seite benötigt. Katrin Glozober, Controllerin, beschreibt es so: „Ich als Controller kann nur erraten, was ihr wissen möchtet und was dabei wichtig zu beachten ist. Ihr als Fachabteilung könnt nur ahnen, was ich alles auswerten könnte, wenn ich wüsste, was ihr denkt.“

Dieses Zitat bringt das zentrale Problem auf den Punkt: Controller wissen oft nicht, welche Informationen aus den Fachabteilungen relevant sind, während die Fachabteilungen nicht einschätzen können, welches Potenzial im Controlling entfaltet werden kann, wenn mehr Hintergrundwissen geteilt wird.

Die Lösung: Offene Kommunikation und Vertrauen

Um diese Informationslücken zu schließen, ist es entscheidend, ein gegenseitiges Verständnis zwischen Controlling und Fachabteilungen zu entwickeln. Eine offene Kommunikation über die Arbeitsweisen und Bedürfnisse beider Seiten baut Vertrauen auf und fördert den Wissensaustausch, der beiden zugutekommt. Werden Controller frühzeitig in strategische Entscheidungen oder bedeutende Projekte eingebunden, reagieren sie besser auf Entwicklungen und erstellen präzisere Analysen. Es ist wichtig, ein Klima zu schaffen, in dem Wissen proaktiv geteilt wird – denn nur so entfaltet das Controlling sein volles Potenzial. Fachabteilungen profitieren davon, dass Controller mit umfassenden Informationen tiefere Einblicke und bessere Prognosen liefern können. Umgekehrt sollten Controller den Dialog suchen, um sicherzustellen, dass ihre Analysen auf vollständigen Informationen basieren.

Softwarelösungen unterstützen diesen Prozess. Tools wie QVANTUM integrieren Informationen aus verschiedenen Abteilungen zentral und machen sie transparent verfügbar. Dadurch minimieren sie Informationslücken und automatisieren den Datenaustausch, ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand. QVANTUM fördert die Zusammenarbeit und gewährleistet, dass relevante Daten frühzeitig verfügbar sind, was präzisere und effizientere Analysen ermöglicht.

Erkenntnisse auf einen Blick

Der Zugang zu den richtigen Informationen ist für Controller ebenso wichtig wie die Daten selbst. Ohne Hintergründe und das Wissen der Fachabteilungen bleiben viele Analysen unvollständig oder fehlerhaft. Durch ein besseres gegenseitiges Verständnis und eine offene Kommunikation kann diese Wissenslücke geschlossen werden. Softwarelösungen wie QVANTUM helfen, diese Prozesse zu optimieren, indem sie den Informationsaustausch automatisieren und vollständige Daten bereitstellen. So wird das Controlling gestärkt und kann als strategischer Partner noch wertvoller für das Unternehmen agieren.

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