Warum Power BI Reports zur Herausforderung werden und wie Sie diese lösen

Power BI hat bereits einen erheblichen Marktanteil erobert. Zahlreiche Unternehmen konnten dank der interaktiven Berichte bereits von einer besseren Datenanalyse und Entscheidungsfindung profitieren. Aber obwohl viele Unternehmen von der Nutzung und dem Ergebnis überzeugt sind, bedarf es einiges an Erfahrung und Zeitaufwand, um Power BI Reports zu erstellen und anzupassen. Wir zeigen Ihnen die Vorzüge, Alternativen und Tipps auf einen Blick:

Was sind Power BI Reports und wozu sind sie da?

Power BI ist ein Tool zur Datenvisualisierung und wird als Teil des Microsoft-365-Abonnements angeboten. Mit den sogenannten Power BI Reports lassen sich Unternehmensdaten in Graphiken, Diagrammen und Tabellen verständlich und übersichtlich darstellen. Stellen Sie sich vor, über wie viele Daten Ihr Unternehmen verfügt. Da wären z. B. die Zahlen Ihrer Umsätze und Kosten sowie Daten zu Ihren Produkten, Kundenpräferenzen und der Kundennachfrage. Mit Power BI Reports lassen sich alle diese Zahlen visualisieren, damit alle, sowohl das Team als auch die Chefetage, die Informationen schnell verstehen und ihre Entscheidungen darauf basieren können.

Was gut klingt, ist in einigen Unternehmen leider noch in weiter Ferne. Häufig läuft der Prozess der Datenanalyse wie folgt ab: Es werden monatlich aufs Neue statische Excel-Berichte erstellt, die dann via Mail durch die gesamte Firma geschickt und im Meeting präsentiert werden. Der Haken dabei: Bereits morgen können Ihre Berichte schon veraltet sein und Sie haben kostbare Zeit für die Erstellung und Aktualisierung verloren, die Sie für wichtigere Aufgaben hätten einplanen können.

Power BI Reports dagegen sind interaktive Datenberichte für Unternehmen, die sich selbst aktualisieren. Das bedeutet also, Sie erstellen einmalig einen Bericht mit den von Ihnen gewünschten Daten. Der Bericht ändert sich entsprechend Ihrer Daten und gibt dadurch immer hochaktuelle Zahlen wieder.

Warum werden Power BI Reports so gern eingesetzt?

Power BI Reports sind eine einfache und kostengünstige Möglichkeit für Sie, um mit BI zu starten. Denn Sie können mit Ihren Berichten interagieren und unterschiedliche Planungsszenarien durchspielen. Es lassen sich komplexe Berechnungen und Prognosen basierend auf Ihren Daten durchführen.

Im Hinblick auf ein ganzheitliches Controlling gewinnen Unternehmen mit Power BI vor allem an Transparenz. Sämtliche Daten, die Sie im Unternehmen sammeln, können veranschaulicht und ausgewertet werden, und das abteilungsübergreifend. Dadurch wird eine solide Basis für ganzheitlich strategische Entscheidungen geschaffen.

Was die interaktiven Berichte noch zu bieten haben, zeigen wir im folgenden Überblick:

Echtzeit-Analysen auf allen Endgeräten

Egal, von welchem Gerät, an welchem Ort und zu welcher Zeit Sie auf Ihre Berichte zugreifen. Über Schnittstellen zu Ihren Datenbanken werden Ihre Daten agil ins BI-Tool übertragen, wodurch Ihre Analysen immer auf dem neuesten Stand sind.

Erstellen und Teilen von Berichten

Drag & Drop – Funktionen ermöglichen es, Ihre Berichte intuitiv und selbständig zu erstellen. Sie lassen sich zudem problemlos auf allen Endgeräten teilen und präsentieren.

Zugriff auf Power BI Reports über eine zentrale Self-Service-Plattform

Das Suchen in unterschiedlichen Datenquellen hat ein Ende, denn Ihre Berichte werden gebündelt an einem Ort angezeigt und sind dadurch für das gesamte Unternehmen auffindbar. Auch der Versand via E-Mail ist somit Geschichte.

Flexible Datenanbindung

Mit Power BI können Ihre Berichte an verschiedene Datenquellen wie Datenbanken, CRM- und ERP-Systeme, lokale CSV- oder Excel-Dateien, SQL, Oracle, SAP und Webdienste angebunden werden.

Klassische Herausforderungen mit Power BI

Fehlende Ressourcen

Es ist wahr, dass Power BI Reports eine große Hilfe für Unternehmen darstellen, die ihre Geschäftsprozesse einsehen und steuern möchten und erfolgreich wirtschaften wollen. Was sich allerdings auch herauskristallisiert, ist, dass sich Unternehmen teils schwer damit tun, eigene Berichte zu erstellen:

Die Unternehmensdaten werden zunehmend komplexer und einen Bericht in Power BI zu erstellen impliziert, dass man weiß, welche Metriken und welches Datenformat man braucht und wie man seine Zahlen ansprechend und sinnvoll gestaltet. Nicht zu vergessen, dass Sie hierzu Personal oder sogar ein BI-Team benötigen, das sich einige Zeit mit Power BI auseinandergesetzt haben muss. Darüber hinaus braucht es auch eine Abstimmung mit den anderen Abteilungen, damit abteilungsübergreifende Unternehmensberichte in kürzester Zeit erstellt werden und zu ganzheitlichen Maßnahmen führen können. Nicht alle Unternehmen haben hierfür Kapazitäten.

Power BI ist kein Planungstool

Möchten Sie in Power BI Ihre Ist-Daten anhand Ihrer Soll-Werte überprüfen, ist das gar nicht so leicht. Um Soll- und Ist-Werte zeilenweise zu vergleichen, benötigen Sie DAX-Kenntnisse und Kenntnisse über Matrixvisualisierungen. Außerdem – abhängig von den gewünschten Funktionen – weitere Lizenzen. Mit der richtigen Planungssoftware, die eigene Reporting-Dashboards anbietet und an BI angebunden ist, ist die Datenanalyse ein Kinderspiel und beschleunigt Ihre Entscheidungen und Maßnahmen effektiv.

Welche Alternativen gibt es zu Power BI Reports?

Wie bereits angedeutet, kommen die Power BI Reports nicht für alle Unternehmen in Frage. Bevor Sie also anfangen, Kosten und Mühe für die Erstellung eigener Power BI Reports aufzuwenden, sollten Sie nachfragen, ob die Softwarelösung, die Sie zur Aufbereitung Ihrer Daten verwenden, nicht auch über eigene Reporting-Dashboards und Berichte verfügt.

Einige Planungstools wie QVANTUM bieten nämlich bereits vorkonfigurierte Reporting-Dashboards an, die sich an den Bedürfnissen der Abteilungen und Funktionen im Unternehmen orientieren. Die Erstellung interaktiver Berichte ist hier mit wenigen Klicks möglich. Dabei basieren die Daten auf einem für Sie maßgeschneiderten Dashboard, das die für Sie wichtigen Kennzahlen vereint. Die Dashboards können über eine Schnittstelle an Power BI angebunden werden, wodurch Sie alle Funktionen nutzen können, die Ihnen Power BI bietet. Mit dem entscheidenden Vorteil, dass Sie Ihre Dashboards und Berichte dank der Vorlagen nicht komplett selbst erstellen und einrichten müssen. Das spart erheblich Zeit und Kosten.

Zudem bietet Ihre Software bereits einen zentralen Ort, an dem Sie alle Ihre Unternehmenszahlen sammeln, speichern und miteinander in Beziehung setzen können. Alles, was Sie in Ihrer Software planen und darstellen (z. B. Kostenübersicht, Soll-Ist-Vergleich) wird eins zu eins in Ihr Reporting-Dashboard übersetzt, sodass Unbeteiligte sofort verstehen, wie es um die Zahlen Ihres Unternehmens bestellt ist. Und Sie brauchen die Datenmodellierung nicht in Power BI vornehmen.

So erstellen Sie schnelle Berichte ohne Power-BI-Know-how

1. Daten sammeln und vorbereiten

Als Erstes benötigen Sie alle Daten, die Sie in Ihrem Bericht darstellen möchten. Damit diese korrekt und immer aktuell sind, empfehlen wir die Datenaufbereitung in einer cloudbasierten Software. Hier werden Daten zentral erfasst, automatisch zusammengeführt und in Echtzeit angezeigt, damit Sie nicht lang suchen müssen.

2. Standard-Dashboards kaufen

Entscheiden Sie sich für eine Software, die vorgefertigte Standard-Dashboards zur Datenanalyse anbietet. Bei QVANTUM gibt es fertige Dashboards speziell für Ihre Personalkostenplanung, die Investitionsplanung, Absatz- und Umsatzplanung, HR und Ihre Kostenstellenplanung, welche ebenso wie Power BI interaktive Berichte generieren.

3. An Power BI anbinden

Über eine Schnittstelle lassen sich Ihre Daten aus der Software an Power BI anbinden und in Ihren Standard-Dashboards anzeigen. Dabei ist Power BI in der Regel in Ihrer Microsoft-365-Lizenz inbegriffen. Was Sie also brauchen, ist einzig und allein die Planungssoftware mit den entsprechenden Dashboards und der Schnittstelle an Power BI.

4. Daten werden automatisch importiert

Über die Schnittstelle werden die Daten aus Ihrer Planung automatisch in die fertigen Dashboards übertragen und dank der Visualisierungsmöglichkeiten von Power BI transparent dargestellt.

5. Berichte werden erstellt

Basierend auf den Kennzahlen in Ihrem Dashboard werden Berichte erstellt, die sich dank der Anbindung an Power BI selbst aktualisieren und sich auf allen Geräten mit Ihrem Team teilen lassen.

Unser Support-Team bietet Ihnen gern eine kostenfreie Beratung dazu an, welche vorkonfigurierten Dashboards sich für Ihr Unternehmen eignen und wie Sie Ihre Daten in einer Software wie QVANTUM effektiv aufbereiten und veranschaulichen können.