Personalplanung Software schafft ungeahntes Potenzial

Wenn Pia Hutmeyer hört, dass wieder ein neuer Sales-Manager gekündigt hat, kreisen ihre Gedanken. Es ist bereits die vierte Kündigung seit zwei Monaten. Als Head of HR ist sie für die Personalbedarfsplanung und die Personalentwicklung verantwortlich und zieht die Fäden im Recruiting. Sie kann eins und eins zusammenzählen. Aber sie ist keine Datenexpertin. Was sie noch nicht weiß: Die Lösung für ihre Personalplanung ist zum Greifen nah. Und sie verändert nicht nur das HR-Controlling maßgeblich.

Hohe Personalkosten

Nach einer gefühlten Ewigkeit hat Pia den Excel-Bericht aus der Finanzabteilung ausgewertet. Die Zahlen, die Christian, Head of Finance, im anschließenden Meeting mit CEO Torsten präsentiert, bestätigen ihre Befürchtung: Die Personalkosten sind zu hoch.

Das ist ihr Moment. „Ich sehe Handlungsbedarf im Recruiting-Prozess“, ergreift sie das Wort. „Die letzten Neueinstellungen haben uns Zeit und Geld gekostet. Das Ende vom Lied ist, dass sie alle wieder in kürzester Zeit gegangen sind. Ich bin überzeugt, dass wir unsere Wünsche und Ziele in den Einstellungsgesprächen deutlicher machen und Bewerber gezielter daraufhin prüfen können. Dadurch könnten wir erheblich Kosten sparen“

Das Problem der fehlenden Daten

Jetzt müsste Torsten aufhorchen. Stattdessen sieht er Pia ausdruckslos an. „Die wenigen Neueinstellungen…Fallen die bei den Personalkosten so stark ins Gewicht?“, fragt er. Und als Pia nicht sofort antwortet, fügt er hinzu: „Kannst du deine Vermutungen mit Zahlen belegen? Ich hätte das gern schwarz auf weiß. Dazu benötige ich alle Daten in Relation. Kosten pro Bewerbung und Kosten pro Einstellung, durchschnittliche Vergütung pro Vollzeitäquivalent, Fluktuationsrate, ggfs. Arbeitsausfälle, gesamte Personalkosten.“

Pia versteht, was Torsten sagt, aber sie steht vor einem Problem: Wie kann sie die einzelnen Personaldaten in Relation bringen? Sie braucht sowieso schon immer viel zu viel Zeit für die Auswertung der Excel-Tabellen, die sie vom HR-Team und der Finanzabteilung erhält.

Auf der Suche nach der Personalplanungssoftware

Pia will mehr. Es muss doch ein vernünftiges Tool in der Personalplanung geben, mit dem man die aktuelle Datenlage anschaulich und verständlich präsentieren und Zusammenhänge aufzeigen kann.

Erst neulich hat Christian erzählt, dass sein Finanzteam jetzt eine Software fürs Controlling nutzt. Ja, und was ist mit der Personalabteilung, denkt Pia? Da war er wieder. Ein tiefer Seufzer. Wann gibt es eine allumfassende Software für die Personalplanung und Personalkosten, mit der alle relevanten Abteilungen die Personalentwicklungen in Echtzeit veranschaulichen und über einen längeren Zeitraum hinweg verfolgen können? Das würde doch die Unternehmensstrategie ganzheitlich verbessern. Und sie müsste keine Formeln erstellen und veraltete Excel-Tabellen studieren.

Gedankenversunken wendet sie sich an Christian, der Hoffnung weckt. „Wir haben wunderbare Dashboards in QVANTUM, da kann man sich alles anzeigen lassen, was man möchte. Ist mir bei der Personalkostenplanung eine große Hilfe.“, erklärt Christian fröhlich. Pia erinnert sich an die schlüssige Graphik der Personalkosten, die Christian präsentiert hat. „Kann ich damit auch z. B. die Fluktuationsrate und Arbeitsausfälle anzeigen lassen?“, fragt sie neugierig. Christian muss nicht lang überlegen.

Ist eine Controlling-Software die Lösung für HR?

„Siehst du?“, sagt Christian, als sie wenig später zusammen an seinem Schreibtisch sitzen. Er öffnet seine Personalkostenplanung in der Controlling-Software QVANTUM. Pia ist aufgeregt, als Christian ihr eine kleine Einführung gibt. Kann QVANTUM tatsächlich die lang ersehnte Software für ihre Personalplanung sein? „In QVANTUM findest du alle deine Planungsdaten, die du dir in übersichtlichen Dashboards anzeigen lassen kannst. Hier siehst du zum Beispiel die Personalkosten pro Mitarbeiter. Die Kosten können weiter unterteilt werden. Wie du siehst, kannst du neue Planungsmasken hinzufügen und alles abbilden, was du möchtest. Also auch Personaldaten.“ „Sieht echt intuitiv aus“, entgegnet Pia. „Und wie führen wir die Software ein?“, fragt sie und denkt sofort an alle Excel-Tabellen, die sie bereits gesammelt haben. „Dein Team kann alle Daten einfach von nun an hier eintragen und Excel-Tabellen einbinden. Und wenn ihr zum Beispiel DATEV oder andere Tools weiter nutzen wollt, könnt ihr eure Daten hier einfach importieren. Die Einführung in QVANTUM ist ganz leicht. Unser Team hatte nur ein Onboarding-Gespräch und jetzt planen wir nur noch mit QVANTUM.“

Alle Reporting-Daten auf einen Blick

Und als wenn das nicht schon genug wär, öffnet Christian seine Präsentation vom Meeting, die die Personalkosten der Firma graphisch anschaulich darstellt. „Das ist unser Dashboard, das wir für die Kostenstellen nutzen. Die Dashboards von QVANTUM können ganz einfach über eine Schnittstelle mit Power BI verknüpft werden, sodass die Informationen immer aktuell sind. Und die Lizenz haben wir bereits in unserer Microsoft-Lizenz. Also keine extra Kosten.“ Als er Pias fragenden Blick sieht, fügt er hinzu: „Power BI ist eine intelligente Self-Service-Plattform, die Daten aus unseren Planungen visualisiert. Egal, was sich ändert – alle Daten werden automatisch in dein Dashboard übertragen, sodass du Entwicklungen immer aktuell einsehen und auch über längere Zeiträume verfolgen kannst. Für dich ist das HR-Dashboard interessant, denn hier siehst du alle Entwicklungen und Zusammenhänge der Personalplanung aus der Software direkt auf einen Blick.“ Vor Pia leuchten Diagramme auf, die nicht nur selbsterklärend sind, sondern ein ganz neues Potenzial mit sich bringen. Seit Langem beschäftigt Pia jetzt die Frage nach einer geeigneten Software für ihre Personalplanung. Und plötzlich scheint es, als würden sich ihre Sorgen in Luft auflösen.

Mit dem HR-Cockpit zur Recruiting-Strategie

Es ist der Grund, warum Pia voller Selbstbewusstsein im Mittwoch-Meeting aufsteht und die Notwendigkeit zielorientierter Mitarbeitergespräche und neuer Kommunikationsansätze im Recruiting begründet. Indem das Unternehmen Aufgaben anders kommuniziert, finden sie langfristig geeignetes Personal, erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und können Personalkosten senken. Ihre neue Präsentation glänzt mit einer aktuellen Übersicht, darunter Arbeitsausfälle, Fluktuationsrate, Anzahl der Überstunden, Mitarbeiterzufriedenheit, Kosten pro Bewerbung und Kosten pro Einstellung, durchschnittliche Vergütung pro Vollzeitäquivalent, Personalkosten pro Mitarbeiter und Gesamtpersonalkosten in Relation.

Zum ersten Mal seit Langem glaubt Pia, Freude in Torstens Gesicht zu erkennen. Er wirkt fast ein wenig stolz. Pia ist begeistert. Und das alles dank einer Software für ihre Personalplanung.

Die agilen Dashboards retten nicht nur ihr Meeting, sondern verbessern das Personalcontrolling erheblich. In den kommenden Wochen sitzen Pia und Christian häufig zusammen, um sich über aktuelle Personalentwicklungen auszutauschen und Schlüsse zu ziehen. Dank QVANTUM bietet sich ihnen ein einheitliches und bereichsübergreifendes Bild der aktuellen Lage. Mit der Lösung von QVANTUM erreicht die Firma gleich mehrere Ziele: eine agile Personalkostenplanung, eine agile Personalressourcenplanung sowie ein automatisiertes HR-Controlling, welches als operative Schnittstelle die Brücke zwischen der HR- und der Finanzabteilung des Unternehmens baut.

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