Nachhaltigkeitsbericht erstellen in 9 Schritten

Bürokratischer Aufwand, fehlendes Personal und fehlendes Wissen sind in Unternehmen die drei meist genannten Herausforderungen bei der Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts. Das belegen die Ergebnisse einer Forsa-Umfrage im Auftrag des TÜV-Verbands 2023, bei der 500 Unternehmen mit 50 bis 1.000 Mitarbeitenden befragt wurden. Tatsächlich erfordert die Erstellung des ESG-Berichts nach der CSRD-Richtlinie weitaus mehr Schritte als die reine Beurteilung und Berichterstattung über Nachhaltigkeitsrisiken im Unternehmen. Wer sich mit den Bestandteilen des ESG-Berichts auseinandergesetzt hat, stellt fest, dass eine Vernetzung aller Abteilungen zur Planung und Auswertung der für den Bericht benötigten Daten notwendig ist. Eine Aufgabe, die nicht damit getan ist, sich hinzusetzen, ein paar Daten abzuhaken und diese im Bericht festzuhalten.

In unserem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie durch ganzheitliches Controlling Ressourcen bei der Erstellung Ihres Nachhaltigkeitsberichts sparen. Außerdem verraten wir Ihnen die 9 wichtigsten Schritte, mit denen Sie die Vorbereitung, Planung, das Reporting und die Berichterstattung sicher und zielführend umsetzen.

Was ist der Nachhaltigkeitsbericht?

Mit dem Nachhaltigkeitsbericht, auch CSRD-Bericht, ist die Beurteilung der Nachhaltigkeit von Unternehmen gemäß der CSRD-Richtlinie gemeint. Dazu zählen Auswirkungen und Chancen des unternehmerischen Handelns in Bezug auf soziale, ökologische und ökonomische Bereiche innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Außerdem werden Unternehmen im Nachhaltigkeitsbericht dazu angehalten, ihre Ziele sowie eine Nachhaltigkeitsstrategie in Form von konkreten Maßnahmen und Messmethoden darzulegen.

Warum ist der Nachhaltigkeitsbericht so wichtig?

Für viele Unternehmen ist der Nachhaltigkeitsbericht bereits jetzt ein fester Bestandteil des Risikomanagements.

Durch die Erstellung des ESG-Berichts kann ein europaweiter Standard entwickelt werden, der dem verantwortungsvolleren Umgang mit Ressourcen und unserer Umwelt dient. Damit wird nicht nur ein gesellschaftliches und wirtschaftliches Umdenken mit Blick auf die herrschende Klimakrise geschaffen, sondern auch ein langfristiger und nachhaltiger Wirtschaftserfolg sichergestellt.

Wer auf eine effiziente Kreislaufwirtschaft setzt und Produkte sowie Prozesse energieeffizienter und klimafreundlicher gestaltet, sichert sich in Zukunft Vertrauen und geringere Kosten und steigert den Unternehmenswert nachhaltig.

Was hat der Nachhaltigkeitsbericht mit Controlling zu tun?

Tatsächlich eine ganze Menge. Wer in der heutigen Zeit eine nachhaltige Unternehmensstrategie und Prozessoptimierung plant, kommt an einem ganzheitlichen Controlling kaum noch vorbei. Entscheidungen in Bezug auf Klima, Produkte und Prozesse betreffen das gesamte Unternehmen und haben Auswirkungen auf Personal, Kostenstellen und Vertriebsentscheidungen. Diese sind wiederum abhängig von Ihrer Prozessgestaltung, Marktentwicklungen und Klimarisiken.

Alle Abhängigkeiten und Wechselwirkungen zu berücksichtigen setzt voraus, dass diese an zentraler Stelle im Unternehmen einsehbar sind und kontinuierlich überwacht werden. Dabei kann die Wahl ganzheitlicher Controlling-Lösungen den befürchteten bürokratischen Aufwand beim Erstellen des Nachhaltigkeitsberichts wesentlich reduzieren und die Integrität und Qualität der erfassten Daten garantieren.

Wer ist vom Nachhaltigkeitsbericht betroffen?

Alle Unternehmen, die bisher der NFRD unterliegen, müssen seit dem 1. Januar dieses Jahres für das Jahr 2023 Bericht erstatten.

Seit Beginn des neuen Jahres führen auch bereits größere Unternehmen Maßnahmen durch, um Daten im Zusammenhang mit nachhaltigkeitsbezogenen Kriterien zu erfassen. Dies geschieht vor dem Hintergrund der ab Januar 2025 geltenden Verpflichtung zur Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts. Diese Pflicht trifft Unternehmen, die zwei der folgenden drei Kriterien erfüllen: eine Belegschaft von mehr als 250 Mitarbeitenden, eine Bilanzsumme von über 20 Mio. Euro oder einen Nettoumsatz von über 40 Mio. Euro.

Ab dem 1. Januar 2026 folgt die verpflichtende Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts für alle kleinen und mittleren kapitalmarktorientierten Unternehmen, darunter auch firmeneigene Versicherungsgesellschaften.

Ab dem 1. Januar 2028 sind schließlich alle Nicht-EU-Unternehmen betroffen, die unter die CSRD-Berichtspflicht fallen.

NACHHALTIGKEITSBERICHT ERSTELLEN: VORBEREITUNGSPHASE

1. Nachhaltigkeitsbericht: Themen & Stakeholder identifizieren

Bevor Sie Ihren Nachhaltigkeitsbericht erstellen, sollten Sie eine Wesentlichkeitsanalyse durchführen. Dabei definieren Sie, welche Nachhaltigkeitsthemen für Ihr Unternehmen von besonderer Bedeutung sind, denn natürlich hat jedes Unternehmen ganz unterschiedliche Auswirkungen und unterliegt individuellen Einflüssen.

• Hat Ihr unternehmerisches Handeln einen direkten Einfluss auf den umliegenden Ort und die Bevölkerung?
• In welchen Bereichen und in welchem Maße erweisen sich Ihre Produktion und die Ihrer Dienstleistungspartner*innen als umweltschädlich?
• Wie sieht Ihr Ressourcenverbrauch aus?
• Welche Klimarisiken, transitionalen Risiken und sozialen bzw. führungsbezogenen Risiken beeinflussen Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsbeziehungen (siehe unseren Beitrag zum ESG-Risikomanagement)

Halten Sie Ihre Antworten auf diese Fragen schriftlich fest. In unserem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche sozialen, ökologischen und ökonomischen Kriterien laut EU-Standards für Ihren Nachhaltigkeitsbericht relevant sind.

In einem nächsten Schritt identifizieren Sie Ihre Stakeholder. Jedes Unternehmen verfügt über diverse Stakeholder, die beim ESG-Reporting berücksichtigt werden. Beispiele für interne Stakeholder können Mitarbeitende, der Vorstand oder auch die Kundschaft sein. Externe Stakeholder dagegen sind beispielsweise Banken, der Staat und die Öffentlichkeit. Ihre Stakeholder werden in der Einleitung Ihres Nachhaltigkeitsberichts beschrieben.

2. Nachhaltigkeitsstrategie: Ziele setzen

Für jeden Bereich, den Sie in Ihrem Nachhaltigkeitsbericht behandeln, ist es erforderlich, ein Ziel festzulegen, das SMART formuliert ist. Das bedeutet: Specific (Spezifisch), Measurable (Messbar), Achievable (Erreichbar), Relevant (Relevant) und Time-bound (Zeitgebunden).

Um Ziele für Ihre Nachhaltigkeitsstrategie festzulegen, können Sie sich fragen:

• Was möchten wir mit unserem Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit schaffen?
• Welche Verbesserungen in Bezug auf Umwelt, Klima, Sicherheit und Schutz für Mitarbeitende und Kund*innen können wir erzielen?
• Wie möchten wir uns nach außen präsentieren?
• Was brauchen wir, um unseren Marktwert zu steigern / Kosten zu senken / Investor*innen zu finden / mehr Kund*innen oder Partner*innen zu gewinnen?
• Wie können wir unseren Ressourcenverbrauch effizienter gestalten?

Möglicherweise ergeben sich aus Ihren Planungen, auf die wir weiter unten noch eingehen, weitere Ziele und Strategien. Fangen Sie aber an, sich pro Bereich auf ein Ziel zu fokussieren, das Sie mittels Soll-Ist-Planung bewerten können und über das Sie in Ihrem ESG-Report berichten.

3. Nachhaltigkeitsstrategie: Kennzahlen definieren

Stehen die relevanten Themen und damit verknüpfte Ziele für Ihren Nachhaltigkeitsbericht fest, können Sie schauen, wie Sie Ihre Fortschritte messen möchten.

Fragen Sie sich:

• Welche Erfolgsmessinstrumente stehen uns zur Verfügung?
• Und welche Leistungsüberwachungstools benötigen wir noch?

Wo wir wieder beim Thema Controlling sind. Denn viele der benötigten Kennzahlen werden bei einem ganzheitlichen Controlling bereits überwacht. Nun gilt es, ein separates zentrales Planungsmodell für Ihre Nachhaltigkeitsstrategie anzulegen und die richtigen Kennzahlen zu integrieren, die Ihre Nachhaltigkeitsfortschritte darstellen. Was uns zum nächsten Schritt führt.

4. Nachhaltigkeitssoftware für Controlling & Reporting anbinden

Wir wissen, dass Sie in Ihrem Nachhaltigkeitsbericht möglichst alles in Zahlen wiedergeben sollten, was quantifizierbar ist. Darunter fallen beispielsweise auch die Diversität in Ihrem Unternehmen sowie Art und Ort der Beschäftigung Ihres Personals.

Allein für einen Teilstandard zu den Auswirkungen des Klimaschutzes müssen Unternehmen voraussichtlich 9 qualitative und 30 quantitative Kennzahlen bereitstellen. Geeignete Planungs- und Auswertungstools können einen entscheidenden Beitrag leisten, um diese anspruchsvolle Verpflichtung in einen positiven Erfolg umzuwandeln. Unternehmen, die ihre Strukturen so optimieren, dass alle relevanten Unternehmensdaten für das ESG-Reporting zentral erfasst und überwacht werden können, eröffnen sich neue Chancen.

Sie bilden nicht nur eine solide Grundlage für die Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts, sondern auch für die eigene Geschäftsstrategie und Wirtschaftlichkeit.

Exkurs: Welche Software eignet sich zur Überprüfung Ihrer Nachhaltigkeitsziele und –fortschritte?

Wir empfehlen die Integration eines ERP-Systems, eines BI-Tools und eines Budgetierungs- und Planungstools für ein umfassendes Controlling.

Unternehmens-Ressourcenplanungssystem (ERP-System)

Ein umfassendes Softwaretool zur nahtlosen Integration und Automatisierung der unterschiedlichen Geschäftsprozesse ist das ERP-System. Durch die effiziente Erfassung, Verwaltung und Analyse von Daten aus Finanzen, Produktion, Einkauf, Vertrieb und Personal ermöglicht es eine ganzheitliche Steuerung.

Business Intelligence (BI)-Tool

Ein BI-Tool dient der Analyse und Auswertung Ihrer Unternehmensdaten und stützt Ihre Entscheidungen bei der Erstellung Ihres Nachhaltigkeitsberichts. Mit Visualisierungs- und Berichtsfunktionen, der Anbindung an diverse Datenquellen und Ad-hoc-Abfragen ermöglicht es die Echtzeitüberwachung von Leistungen, Trendidentifikationen sowie die frühzeitige Erkennung von ESG-Risiken.

Budgetierungs- und Planungstool

Die Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Budgets und finanziellen Prognosen wird durch ein Budgetierungs- und Planungstool erleichtert. Mit der Definition von Planzielen, Ressourcenzuweisung, Szenarienplanung und What-if-Analysen kann Sie das Budgetierungstool bei der effektiven Verwaltung von Finanzen, Vertriebs- und Produktionszahlen sowie Personalzahlen unterstützen.

Ein Beispiel für eine ganzheitliche Controlling-Software, die an BI-, HR- und ERP-Systeme angebunden werden kann, ist unser Planungstool QVANTUM. Mit QVANTUM können Sie Ihre ESG-Daten unkompliziert und ohne extra Aufwand erfassen.

NACHHALTIGKEITSBERICHT ERSTELLEN: DURCHFÜHRUNGSPHASE

1. Daten erfassen & Planungen starten

Bereits ein Jahr vor der Erstellung Ihres Nachhaltigkeitsberichts empfiehlt es sich, mit der Erfassung und Überwachung der für den ESG-Bericht erforderlichen Daten zu beginnen.

Ernennen Sie ein Datenmanagement bzw. Controlling-Verantwortliche, die sich auf die Erfassung der Daten für Ihr ESG-Reporting fokussieren und eine entsprechende zentrale Planungsvorlage für alle beteiligten Abteilungen erstellen. Nur so gehen Sie sicher, dass die benötigten Daten rechtzeitig und stets in aktueller Form vorliegen. Wie das in einer Controlling-Software aussieht, zeigen wir am Beispiel einer Personalkostenplanung in QVANTUM. Im Rahmen der Personalkosten lassen sich im Übrigen auch alle wichtigen HR-Daten abdecken, die Sie zur Beurteilung Ihrer sozialen Auswirkungen im Nachhaltigkeitsbericht benötigen.

Wenn Sie wissen möchten, wie ein zentrales Planungsmodell für alle Ihre Nachhaltigkeitsthemen inklusive Szenarienplanung aussehen könnte, vereinbaren Sie gern mit uns eine persönliche Beratung und Demo, in der wir gezielt auf Ihre Bedürfnisse und die für Sie wichtigen Kennzahlen eingehen.

2. Controlling & Reporting

Damit Sie Ihre Nachhaltigkeitsfortschritte kontinuierlich überwachen und im Nachhaltigkeitsbericht festhalten können, nutzen viele Unternehmen Reporting-Dashboards, die direkt an ihre Planungen angebunden sind. Sie können Dashboards mithilfe von Standard-Vorlagen auf Ihre unterschiedlichen Abteilungen abstimmen, damit spezifische Zahlen und Entwicklungen auch ohne Datenkenntnisse innerhalb der Abteilungen, aber auch für die Führungsebene anschaulich präsentiert werden können.

Für Ihren Nachhaltigkeitsbericht ist es eine große Hilfe, ein übersichtliches Dashboard zu erstellen, das alle relevanten Nachhaltigkeitskennzahlen auf einen Blick anzeigt. Ihre Zahlen brauchen Sie schließlich nur noch durch die angebundene Berichtsfunktion visualisieren. Anschließend lassen sich Ihre Diagramme und Übersichten in Ihren Nachhaltigkeitsbericht kopieren.

NACHHALTIGKEITSBERICHT ERSTELLEN: AUSWERTUNGSPHASE

1. Schreiben Sie eine Einleitung

In der Einleitung Ihres Nachhaltigkeitsberichts präsentieren Sie Ihr Unternehmen. Geben Sie Ihre geographischen Daten, Ihre Branche und Stellung am Markt an. Beschreiben Sie die Kernziele Ihres Unternehmens, Ihr Geschäftsmodell und Ihre Produkte. Wodurch unterscheiden Sie sich von anderen Unternehmen?

Sie erstellen also sozusagen ein kurzes Firmenprofil. Wer ist Ihre Kundschaft? Wie hat sich Ihr Unternehmen entwickelt?

Anschließend schildern Sie, welche Nachhaltigkeitsthemen, auch ESRS (European Sustainability Reporting Standards) genannt, und welche Stakeholder Sie in Ihrem Bericht behandeln.

2. Beurteilung der einzelnen ESRS

Im Hauptteil Ihres Nachhaltigkeitsberichts gehen Sie auf die Beschreibung der Auswirkungen und Risiken Ihres unternehmerischen Handelns sowie auf die Chancen durch Ihre Nachhaltigkeitsstrategie ein.

Dabei nennen Sie für jedes zu Beginn ausgewählte Thema (ESRS) Ihr definiertes Ziel, Ihre Maßnahmen zur Erreichung des Ziels sowie die Fortschrittsentwicklungen anhand Ihrer erfassten Kennzahlen.

In unserem Blog finden Sie einen Überblick über den konkreten inhaltlichen Aufbau Ihres Nachhaltigkeitsberichts.

3. Unabhängige Prüfstellen hinzuziehen

41 Prozent der vom TÜV-Verband befragten Unternehmen haben ihre Berichte von unabhängigen Stellen prüfen lassen. Die Prüfung, wie sie beispielsweise bei TÜV SÜD durchgeführt wird, erfolgt nach den GRI-Standards. Sie stellt sicher, dass die Berichtsstandards (Standard-Module und Indikatoren) erfüllt werden und der Bericht transparent und überzeugend ist. Mit einer Verifizierung können Sie nicht nur Ihre Berichterstattung verbessern, sondern auch öffentlich nachweisen, dass Ihr Nachhaltigkeitsbericht gemäß den Standard-Vorgaben erstellt wurde. Dabei werden alle wesentlichen Bereiche des ESG-Berichts begutachtet:

• Verständnis der Organisation
• Wesentlichkeitsanalyse
• Definition von Stakeholdern
• Risikoanalyse
• Datenmanagement
• Datenerfassungs- und Verarbeitungsprozesse
• Nachweise und Schlussfolgerungen

Benötigen Sie Hilfe bei der Erfassung Ihrer Daten für Ihren Nachhaltigkeitsbericht? Wir beraten Sie in einem persönlichen Gespräch über die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen und stellen Ihnen unsere Cloud-Software für Ihre Unternehmensplanung und Ihr ESG-Risikomanagement vor.