Digitalisierung im deutschen Mittelstand: Warum Excel für die Finanzplanung nicht ausreicht

Deutschland, bekannt für seine wirtschaftliche Stärke, hat im Mittelstand Nachholbedarf bei der Digitalisierung, insbesondere in der Finanzplanung. Während in Ländern wie Dänemark oder den Niederlanden bereits über 60% der Unternehmen voll digitalisierte Finanzprozesse nutzen, liegt dieser Anteil in Deutschland bei nur 38% (Bitkom, 2023). Viele KMUs nutzen nach wie vor Excel für ihre Finanz- und Liquiditätsplanung – ein Werkzeug, das in der heutigen komplexen Geschäftswelt schnell an seine Grenzen stößt.

Die Grenzen von Excel in der Finanzplanung

Excel ist zwar ein etabliertes Tool, doch wenn es um die anspruchsvolle Finanzplanung geht, zeigt es erhebliche Mängel:

1. Fehleranfälligkeit: Studien der Universität Hawaii zeigen, dass fast 90% der Excel-Tabellen schwerwiegende Fehler enthalten. Ein kleiner Tippfehler kann massive Auswirkungen haben und das Vertrauen in die gesamte Finanzplanung untergraben.

2. Zeitaufwand Der manuelle Aufwand, der mit der Pflege von Excel-Tabellen einhergeht, ist enorm. Laut einer McKinsey-Analyse verbringen Mitarbeiter bis zu 30% ihrer Arbeitszeit mit der Eingabe und Überprüfung von Daten.

3. Komplexität und Skalierung: Je größer das Unternehmen, desto unübersichtlicher werden die Excel-Dateien. Laut einer Forrester-Studie führt dies bei 60% der Unternehmen zu Problemen, da Excel die wachsende Komplexität kaum bewältigen kann.

4. Mangel an Automatisierung: Moderne Finanzplanungs-Tools bieten Automatisierungen, die Excel nicht leisten kann. Das führt zu ineffizienten Prozessen und erhöht das Fehlerpotenzial.

5. Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit: Excel-Tabellen, die per E-Mail ausgetauscht werden, führen oft zu Versionskonflikten und Datenverlusten. Eine Studie von PwC zeigt, dass 47% der Unternehmen über Probleme bei der Zusammenarbeit in Excel berichten.

Liquiditätsplanung im Mittelstand: Excel stößt an seine Grenzen

Ein kritischer Bestandteil der Finanzplanung ist die Liquiditätsplanung. Sie stellt sicher, dass Unternehmen stets ausreichend liquide Mittel zur Verfügung haben, um ihre Verbindlichkeiten zu decken. Der Einsatz von Excel bringt hier erhebliche Risiken mit sich:

• Fehlende Echtzeit-Überwachung: Excel kann keine automatische Synchronisation mit Bankkonten leisten, wodurch Entscheidungen oft auf veralteten Daten basieren.

• Inflexibilität bei Szenario-Analysen: Excel erschwert es, verschiedene Szenarien durchzuspielen, was jedoch entscheidend ist, um auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein.

Ein typisches Szenario: Die Risiken von Excel in der Praxis

Als CTO eines mittelständischen Unternehmens habe ich lange an Excel festgehalten. Stellen Sie sich vor, eine erfahrene Finanzmitarbeiterin arbeitet wie gewohnt an unserer Liquiditätsplanung. Ein winziger Tippfehler – statt 500.000 Euro für einen Lieferanten veranschlagt sie nur 50.000 Euro – führt zu einer völlig falschen Liquiditätsprognose. Wochen später stehen wir plötzlich vor einem Liquiditätsengpass und müssen einen teuren Überbrückungskredit aufnehmen.

Dieser Vorfall zeigt, dass Excel-Tabellen nicht mehr zeitgemäß sind. Die fehlende Transparenz, die hohe Fehleranfälligkeit und der enorme Zeitaufwand machen Excel zur falschen Wahl für komplexe Finanzplanungen.

Die Bedeutung einer nachhaltigen Liquiditätsplanung

Eine nachhaltige Liquiditätsplanung ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Laut einem Bericht von Qonto sind vor allem mittelständische Unternehmen in Deutschland häufig unzureichend auf plötzliche Liquiditätsengpässe vorbereitet. Excel-Tabellen können die Realität oft nicht vollständig abbilden, was zu finanziellen Engpässen führen kann.

Die Lösung: Eine integrierte Finanzplanungssoftware

Für Unternehmen wie das von Frau Schmidt ist der Umstieg auf eine spezialisierte Finanzplanungssoftware der nächste logische Schritt. Lösungen wie die integrierte Finanzplanung von QVANTUM bieten entscheidende Vorteile:

• Automatisierung: Die Software minimiert manuelle Eingaben, reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit.

• Echtzeit-Daten: Sie bietet einen kontinuierlichen Zugriff auf aktuelle Finanzdaten, was eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht.

• Skalierbarkeit: Auch bei wachsender Datenmenge bleibt die Übersichtlichkeit gewahrt.

• Bessere Zusammenarbeit: Die integrierte Software ermöglicht mehreren Nutzern, simultan zu arbeiten, ohne Versionskonflikte oder Datenverlust.

• Erweiterte Szenario-Analysen: Verschiedene Szenarien können durchgespielt werden, was bei der Planung von Investitionen oder der Vorbereitung auf unvorhergesehene Ereignisse unschätzbar wertvoll ist.

Fazit: Zeit für den Umstieg

Die Herausforderungen, die Excel bei der Finanz- und Liquiditätsplanung im Mittelstand mit sich bringt, sind nicht mehr zeitgemäß. Angesichts der zunehmenden Komplexität und Geschwindigkeit der heutigen Wirtschaftswelt ist der Umstieg auf eine spezialisierte Softwarelösung nicht nur ein Schritt in Richtung Digitalisierung, sondern auch ein Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg.

Lassen Sie nicht zu, dass veraltete Methoden wie Excel Ihr Unternehmen ausbremsen. Setzen Sie auf eine zukunftssichere Lösung und bringen Sie Ihre Finanzplanung auf das nächste Level – mit QVANTUM.

Quellen: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/So-digital-ist-die-deutsche-Finanz-und-Versicherungsbranche-Die-Transformation-der-Finanzindustrie
https://www.bitkom.org/EN/List-and-detailpages/Publications/Economic-Security-2022
https://qonto.com/de/blog/qonto/partners/wie-sie-ihre-liquiditat-nachhaltig-planen