Effektive Kommunikation mit Ihrem Vorstand & anderen Stakeholdern

In der schnelllebigen Geschäftswelt ist eine effektive Kommunikation zwischen Controllern und dem Management unerlässlich. Hier sind fünf Schritte, die Ihnen helfen, Ihre Berichte und Analysen überzeugend zu präsentieren und die Akzeptanz Ihrer Arbeit zu erhöhen.

Schritt 1: Einfach verständliche Key-Messages

Als Controller analysieren Sie oft große und komplexe Datenmengen. Ihr Ziel ist es, die wichtigsten Erkenntnisse so aufzubereiten, dass das Management diese sofort versteht. Das bedeutet, dass Ihre Berichte klar und prägnant sein müssen. Verwenden Sie Visualisierungen wie Diagramme und Infografiken, um Ihre Botschaften zu verdeutlichen. Eine gut strukturierte Präsentation mit einer deutlichen Key-Message erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Analysen gehört und verstanden werden.

Schritt 2: Erwartungen klären und Lösungen finden

Der Vorstand hat häufig klare Erwartungen an Ihre Auswertungen. Zum Beispiel könnte es heißen: „Ich hätte gerne eine Auswertung über die Entwicklung der Verkaufszahlen, da diese stark rückläufig sind.“ Wenn Ihre Analyse eine weniger dramatische Entwicklung zeigt, ist es wichtig, im Gespräch eine Lösung zu finden. Erläutern Sie Ihre Vorgehensweise und diskutieren Sie, welche Parameter möglicherweise ergänzt werden sollten. Finden Sie einen Mittelweg zwischen den Erwartungen des Vorstands und einer sachlich korrekten Auswertung.

Schritt 3: Usergerechte Kommunikation

Es ist entscheidend, dass Ihre Reportings auf den Empfänger zugeschnitten sind. Einige Führungskräfte bevorzugen detaillierte Zahlen, andere visualisierte Daten. Bevor Sie einen Bericht erstellen, sollten Sie herausfinden, welches Ergebnis der User sehen möchte und in welcher Form er Informationen am besten versteht. Eine zielgerichtete Kommunikation erhöht die Akzeptanz und das Verständnis Ihrer Berichte.

Schritt 4: Prägnante Präsentation

Formulieren Sie Ihre Ergebnisse in klaren und prägnanten Sätzen. Nutzen Sie strukturierte Präsentationen, die auf die Zielgruppe abgestimmt sind. Visualisierungen wie Charts und Grafiken machen Ihre Daten leicht verständlich. Eine gut vorbereitete Präsentation kann komplexe Informationen auf den Punkt bringen und Missverständnisse vermeiden.

Schritt 5: Effiziente Kommunikationskanäle

Die Wahl der richtigen Kommunikationskanäle ist ebenfalls entscheidend. Automatisierte Reportings, wie sie mit Tools wie Power BI erstellt werden können, sind zeiteffizient und immer auf dem neuesten Stand. Dennoch bleibt das persönliche Gespräch wertvoll, da es ermöglicht, die Bedürfnisse des Vorstands besser zu verstehen und auf Ad-hoc-Anfragen flexibel zu reagieren. Eine Kombination aus automatisierten Berichten und persönlichen Gesprächen gewährleistet, dass Sie sowohl aktuelle Daten bereitstellen als auch individuell auf Fragen eingehen können.

Schlüsselfragen für Ihre Kommunikation

Stellen Sie sich immer folgende Fragen:

• Welche Daten will ich auswerten (geografisch, zeitlich, finanziell)?
• Was will ich kommunizieren (Vergleich, Beziehung, Verteilung, Zusammenstellung)?
• Wer ist der User (Analyst, Manager, Vorstand, alle Mitarbeiter/Öffentlichkeit)?

Fazit

Effektive Kommunikation als Controller bedeutet, mehr als nur Daten bereitzustellen. Es geht darum, komplexe Informationen klar und verständlich zu präsentieren und dabei die Bedürfnisse der Empfänger im Blick zu behalten. Kritische Nachrichten sollten Sie im persönlichen Gespräch kommunizieren oder, wenn das nicht möglich ist, per E-Mail mit dem Angebot für weitere Gespräche. Feedback ist ein wichtiger Indikator für die Akzeptanz Ihrer Berichte.

Denken Sie daran, dass auch Ihre Körpersprache und Ihr Auftreten eine Rolle spielen. Selbstbewusstes und kompetentes Auftreten hilft Ihnen, Vertrauen und Akzeptanz zu gewinnen, besonders in männerdominierten Bereichen wie dem Management.