Datenkultur in Unternehmen etablieren

Wie können Unternehmen eine Datenkultur etablieren?

Unternehmen, die die Komplexität der Daten zu ihrem Wettbewerbsvorteil nutzen und ihr volles Potenzial in der digitalen Welt ausschöpfen möchten, brauchen eine Datenkultur. Ein datengetriebenes Unternehmen funktioniert aber nur, wenn jedes Unternehmensmitglied seine Aufgabe in Bezug auf die Datennutzung kennt und aktiv zum datengetriebenen Handeln beiträgt. Mit anderen Worten: Alle Mitarbeitenden sind notwendig, damit eine Datenkultur entstehen kann. Wie Sie ein datengetriebenes Mindset im Unternehmen fördern und welche Maßnahmen Sie zur Etablierung einer Datenkultur im Unternehmen benötigen, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.

Vorweg: Daten verstehen und nutzen

Die wohl wichtigste Disziplin bei der Etablierung einer Datenkultur sind das Verständnis von Daten und die Kompetenz, digitale Daten zu nutzen.

Wir wissen, wie das in Unternehmen heutzutage häufig noch aussieht. Da arbeiten Kollegen meist parallel an einer Excel-Datei, in der sie ihre Plandaten manuell eingeben. Meist findet sich eine leidtragende Person, häufig die Controlling-Leitung, die alle Daten abschließend in eine Gesamtübersicht zusammenführt und visualisiert. Wenn man Glück hat, bekommt man aus anderen Abteilungen wie beispielsweise der Finanzabteilung zusätzliche relevante Zahlen, die man in seine Übersicht einfließen lassen und deren Einfluss man für seine Entscheidungen mitberücksichtigen kann.

Das Problem: Es werden heute deutlich mehr digitale Daten erfasst als noch vor 15 Jahren. Die Fülle an Datenerfassungstools nimmt rasant zu. Wenn nun alle Beschäftigten ihre Daten in eigenen Tabellen sammeln und sich gegenseitig zuschicken, dauert es viel zu lang, um kurzfristige Soll-/Ist-Vergleiche durchzuführen und unternehmerische Entscheidungen auf aktuelle Daten zu stützen. Die digitale Transformation funktioniert eben nur, wenn eine unternehmensübergreifende und automatisierte Planung im Unternehmen stattfindet – wenn also alle im Unternehmen erfassten Daten in Echtzeit ausgewertet, miteinander in Beziehung gesetzt und für Prognosen und strategische Entscheidungen jederzeit aufbereitet werden können.

Langfristig schaffen wir es nicht, eine solche Datenkultur mit isolierten Plandateien und einem unregelmäßigen Austausch zwischen den Abteilungen zu aufzubauen. Wir brauchen vielmehr ein klares System, das festlegt, wie Daten erfasst, zusammengeführt, ausgetauscht und eingesetzt werden. Und das erfordert einige grundlegende Disziplinen, die wir nachfolgend beleuchten möchten.

Datenkompetenz: Mehr als Dateneingabe

Die zentralen Ansprechpersonen bei der Etablierung einer Datenkultur sind Datenbeauftragte bzw. Controlling-Verantwortliche, die Erfahrung darin haben, Daten im Unternehmen ganzheitlich aufzubereiten und zu analysieren. Aufgrund der immer kürzer werdenden Gültigkeit von Daten wird es nötig sein, mit agilen und flexiblen Tools zu arbeiten, die große Datenmengen blitzschnell verarbeiten können.

Interne und externe Datenquellen müssen angebunden werden, um alle zur Verfügung stehenden Daten nutzen zu können. Dafür haben Unternehmen aktuell folgende Optionen:

1) Unternehmen bauen eigene lokale Toollandschaften und sorgen mit einer eigenen IT-Abteilung und viel Wartungsaufwand dafür, dass die Daten aus unterschiedlichen Tools ausgewertet und übertragen werden.

2) Datenverantwortliche bringen eine hohe Expertise und viel Zeit mit, um gängige ganzheitliche Tools an die Gegebenheiten und Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen und flexibel nutzen zu können.

3) Unternehmen suchen nach ganzheitlichen Datenerfassungs- und Planungstools, die eine Self-Service-Plattform bieten und es Datenverantwortlichen, aber auch dem Management, so einfach wie möglich machen, agil und selbständig zu planen und beliebige Datenmengen automatisiert und blitzschnell auszuwerten.

Egal, für welche Option sich Unternehmen entscheiden: Es ist immer Aufgabe der Datenverantwortlichen, einzuschätzen, mit welchen Tools die Fülle digitaler Daten und ihre Verarbeitung gemeistert werden können, um eine solide Datenbasis zu schaffen. Eine Datenkultur zu etablieren, die nicht nur die Unternehmensbedürfnisse umsetzt, sondern auch datenethische Standards und die Datenschutz-Compliance einhält. Doch hierzu später mehr.

Bestimmen einer Data Governance

Wie bei allen Projekten braucht auch die Datenkultur eine Aufsicht. Das heißt, dass alle Teildisziplinen des Datenmanagements von geschulten Verantwortlichen koordiniert werden sollten, um eine Datenkultur im Unternehmen zu etablieren. Das bedeutet, dass die Datenverfügbarkeit, Datenkonsistenz und Verwendung der Daten regelmäßig geprüft werden. Außerdem legt die Data Governance fest, wer wann Zugriff auf welche Daten hat. Damit ist sie verantwortlich für die kontinuierliche Sicherheit und den Schutz der Unternehmensdaten, sowohl bezogen auf die Speicherung und das Hosting als auch bezogen auf den internen und externen Datentransfer.

Um all diese Aufgaben zu gewährleisten, gibt die Data Governance ein System vor, in dem die genauen Datenprozesse und geeignete Tools zur Datenerfassung und -Verarbeitung im Unternehmen vorgegeben sind.

Die Zukunft der Datenintegration

Eine reibungslose und fehlerfreie Datenintegration ist unbedingt erforderlich, wenn man datengetrieben arbeiten möchte. Wir verstehen darunter die automatisierte Speicherung und Zusammenführung aller Daten an zentraler Stelle. Demzufolge sollten so wenige Tools wie möglich zum Einsatz kommen. Dafür aber umfangreichere, agilere und hochleistungsfähigere Tools, die an BI-Tools angebunden werden und mit einem Self-Service eine hohe Nutzungsfreundlichkeit bieten.

Alle Abteilungen nutzen ein zentrales Unternehmenstool zur ganzheitlichen Integration aller Daten. Es gibt also kein eigenes Tool für die Personalabteilung, kein eigenes für die Sales-Abteilung und kein eigenes für die Finanzabteilung. Was nicht bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr mit spezifischer Buchhaltungssoftware oder anderen wertvollen Tools arbeiten. Sie tun dies nur nicht mehr ausschließlich. An das zentrale Datenerfassungstool werden zusätzliche Tools angebunden, um die dort erfassten Daten in eine zentrale Planungsübersicht zu integrieren.

Datenethik für mehr Schutz und Vertrauen

Interner Datenschutz

Alle kennen den Begriff DSGVO. Der Datenschutz gilt nicht nur im Kontakt mit Kunden und Lieferanten, sondern auch intern. Eine Datenkultur stützt sich ausschließlich auf Daten – umso wichtiger wird es, diese mit strengen Maßnahmen zu schützen. Hierfür legt die Data Governance ein User Management an, mithilfe dessen Rollen und Rechte beim Datenzugriff im Unternehmen vergeben werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass sensible Daten nur in befugte Hände gelangen und dennoch für alle diejenigen einsehbar sind, die diese für ihre Planung benötigen.

Geschützter Datenaustausch

Sensible Daten werden in einer Datenkultur nicht mehr via E-Mail ausgetauscht, sondern in zentralen cloudbasierten Tools gespeichert, wo alle Beteiligten über Änderungen informiert werden. Die Daten können auch mit Gästen in einem gesonderten und geschützten Gast-Account geteilt werden.

Jeder Arbeitsbereich sollte durch Passwort-Policies und eine 2-Faktor-Authentifizierung geschützt werden.

Datenschutz-Compliance

Ob im Vertrieb, im Personalwesen, beim Marketing – im gesamten Unternehmen gibt es klare Gesetzesvorgaben, die sich besonders auf den Datenschutz konzentrieren. Dabei ist es von besonderer Bedeutung, den Kunden die vollständige Kontrolle über all ihre Daten zu geben und ihre weitergegebenen Daten strengstens zu schützen. Beispiele sind die akkurate Steuerung der KI und anderer eingesetzter Tools, um Kundendaten richtig auszuwerten und zu interpretieren. In der Kommunikation mit den Kunden muss über die Datennutzung und Verarbeitung umfangreich informiert werden. Die Kundschaft muss jederzeit wissen, was wann mit ihren Daten passiert, und darauf Einfluss nehmen können. Auf diese Weise kann Ihre Kundschaft Vertrauen zu Ihnen aufbauen und weiß, dass ihre Daten in sicheren Händen sind.

Es bietet sich an, Schulungen durchzuführen, in denen Sie alle Beschäftigten für das Thema Datenschutz sensibilisieren und Ihnen klare Richtlinien für die interne Zusammenarbeit und den Kontakt mit Kunden an die Hand geben.

Datensicherheit

Der Aufbau einer Datenkultur basiert auf einer soliden Datenbasis, die alle unsere Entscheidungen im Unternehmen untermauert. Das gelingt natürlich nur, wenn wir unsere Daten, so gut es geht, schützen. Und dabei geht es nicht allein um die Datensicherung. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen machen sich zunehmend Sorgen über die Auswirkungen von Cyberangriffen.

Umso wichtiger ist es, Ihr Unternehmen mit effektiven Schutzprogrammen auszustatten und Kontroll- sowie Alarmsysteme zu integrieren. Außerdem sollten der gesamte Datentransfer, Login-Versuche und die Änderung aller Daten zentral protokolliert werden.

Die höchste Sicherheit für Unternehmen mit Sitz in Deutschland bieten in Deutschland gehostete All-in-One-Cloud-Software-Lösungen, die als ganzheitliche Datenerfassungs- und Verarbeitungstools genutzt werden. Die Daten liegen dabei nicht auf verschiedenen Servern, sondern ausschließlich in der Cloud. Bei einem Hosting in Deutschland verfügen Sie somit über die vollständige Kontrolle und erhalten im Gefahrenfall zudem sofortige Unterstützung. Eine wichtige Voraussetzung für die garantierte Datensicherheit bei einer Cloud-Software ist, dass die Software-Anbieter DSGVO-konforme Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM) anwenden, um Ihre Daten vor Fremdzugriff und Totalausfällen zu schützen. Diese müssen zudem von einem externen und unabhängigen Auditor geprüft worden sein (VdS 10000).

Datenerfassung automatisieren

Bei der Etablierung einer Datenkultur lösen Datenerfassungstools die manuelle Datenerfassung durch die Beschäftigten fast vollständig ab. Es werden weiterhin Daten in eigene Planvorlagen eingegeben. Die einzelnen Vorlagen liegen jedoch zentral in der cloudbasierten Planungssoftware und werden bei Eingabe sofort aktualisiert und automatisiert in die zentrale Planung integriert. Dadurch können alle Teilplanungen, egal von welcher Abteilung, in der Gesamtplanung berücksichtigt werden. In der Gesamtplanung haben Sie die Möglichkeit, Soll-/Ist-Vergleiche durchzuführen, Forecasts durchzuführen und Maßnahmen zu simulieren, um Ihre Planung und alle damit verknüpften Teilplanungen jederzeit anzupassen. Planen in Echtzeit – eine Basisvoraussetzung für datengetriebene Entscheidungen!

Wie die automatisierte Datenerfassung anhand des Beispiels einer Personalkostenplanung aussieht, zeigen wir in unserem Blog.

Allen voran: Mitarbeitende befähigen, datengetrieben zu handeln

Sind Ihre Beschäftigten bereit, datenbasiert zu arbeiten?

Der Bereitschaftsaspekt wird bei der Etablierung einer Datenkultur häufig vergessen, obwohl er maßgeblich zum Gelingen des datengetriebenen Arbeitens beiträgt. Aufgabe von Unternehmen wird in erster Linie sein, ihre Mitarbeitenden auf die Nutzung digitaler Daten vorzubereiten und sie aktiv darin zu unterstützen. Diese Aufgabe kann nicht allein von Datenbeauftragten oder dem Controlling bewerkstelligt werden. Es braucht eine Unternehmenskultur, in der alle gleichermaßen mit den für sie wichtigen Daten vertraut sind. In der alle wissen, wie sie diese Daten erheben, speichern, visualisieren und austauschen, ohne Daten oder Rechte zu gefährden.

Darüber hinaus braucht es die Einsicht und das Vertrauen, dass der konsequente Einsatz von Daten wichtiger Bestandteil des Unternehmenserfolgs und der eigenen Effektivität am Arbeitsplatz ist.

Wir empfehlen grundsätzlich zwei Dinge, die es Ihnen erleichtern, ein datengetriebenes Mindset in Ihrem Unternehmen zu manifestieren:

1) Tools mit intuitiver Benutzeroberfläche nutzen

Setzen Sie auf intuitive nutzungsfreundliche Datentools, die es Ihren Beschäftigten ermöglichen, selbständig und ohne Vorkenntnisse und Weiterbildungen datenverantwortlich zu werden. Nur, wer sich sicher und wohl bei der Arbeit fühlt, ist gern dazu bereit, Änderungen anzunehmen und aktiv mitzuhelfen, diese im Unternehmen umzusetzen.

2) Ziele und Nutzen transparent kommunizieren

Führen Sie einmalige Schulungen zum Thema Datennutzung und Datenqualität im gesamten Unternehmen durch. Bringen Sie alle Beschäftigten auf denselben Wissensstand, indem Sie Grundlagen der Datennutzung und das Ziel der Datenkultur in Ihrem Unternehmen veranschaulichen.

Inhalte einmaliger Schulungen zur Etablierung einer Datenkultur

1. Ziele und Funktionen von Daten

Erläutern Sie die Ziele und Funktionen von Daten im Unternehmen. Erklären Sie, wie wichtig es ist, datengestützte Entscheidungen zu treffen und warum es notwendig ist, möglichst alle Daten im Unternehmen zu vernetzen.

2. Mehr Transparenz in der Zusammenarbeit

Veranschaulichen Sie, wie Daten die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens, aber auch mit kooperierenden Firmen, Investierenden und Kunden verbessern. Sie erzielen nicht nur mehr Erkenntnisse, sondern auch mehr Transparenz und mehr Vertrauen.

3. Produktivität steigern

Zeigen Sie Ihrem Team, wie Daten die Produktivität aller Beschäftigten im Unternehmen steigern. Dass sie wertvolle Ressourcen schonen, manuelle Aufgaben ersetzen, Prozesse beschleunigen und Raum für die Fähigkeiten und Potenziale der Mitarbeitenden schaffen.

4. Voraussetzung für digitale Transformation

Erklären Sie den Begriff „Digitale Transformation“. Zeigen Sie, inwieweit Ihre Daten dem Unternehmen helfen, Prozesse umzustellen und neue Prozesse und Produkte zu entwickeln.

5. Bedeutung der Datenqualität

Benennen Sie den Einfluss qualitativ hochwertiger Daten auf Ihre Unternehmensziele und Entscheidungen und erklären Sie, wie Sie gemeinsam Ihre Datenqualität verbessern können.

6. Sicherheit in Unternehmen stärken

Führen Sie die Gefahren auf, die mit der zunehmenden Fülle an Daten einhergehen, und erläutern Sie, welche Maßnahmen notwendig sind, um die Sicherheit des Unternehmens und aller Mitarbeitenden zu schützen.

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