Mit automatisierter Datenerfassung Ihre Datenqualität nachhaltig verbessern

Datenqualitätsprobleme entstehen im eigenen Team oder in anderen Abteilungen, aber auch durch fehlerhafte Datensätze von Lieferanten. Manchmal können sie gar keiner eindeutigen Quelle zugeordnet werden. Was es für Datenverantwortliche und Entscheider nicht leichter macht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Sofortmaßnahmen nicht nur Fehler reduzieren, sondern auch die Datenqualität in Ihrem Unternehmen nachhaltig verbessern.

Schlechte Datenqualität ist für viele Alltag

Mehr als 80% der in einer Studie befragten Datenverantwortlichen, darunter Datenproduzenten und Datenkonsumenten, haben regelmäßig mit Datenqualitätsproblemen zu tun.

Die Gründe liegen auf der Hand: Komplexere Daten, unterschiedliche Datenformate, vielseitige Speicherorte und Tools, teils digitalisierte, teils manuelle Prozesse. Hinzu kommt eine höhere Fluktuation von Mitarbeitern und Lieferanten.

Zwei Dinge, die Datenverantwortliche aktuell am meisten beschäftigen, sind eine gute Datenqualität und Datenintegration. Dabei kommen bei der Hälfte der Befragten Prozesse und Tools zum Einsatz, um Datenqualitätsprobleme zu analysieren und zu bewerten. Unter den Hauptzielen im Unternehmen finden wir u. a.:

• Optimierung der Datenqualität
• Daten zugänglicher machen
• Kommunikation und Kooperation mit Stakeholdern verbessern
• Datendokumentation verbessern
• Daten standardisieren
• Schnellere Datenerfassung

Wie gelangen Unternehmen denn nun an eine hohe Datenqualität? Bevor wir darüber sprechen, was Sie aktiv tun können, um Ihre Datenqualität zu verbessern, lassen Sie uns bei Schritt 1 beginnen.

Schritt 1: Was sind Voraussetzungen für eine höhere Datenqualität?

Wie Sie selbst sicher festgestellt haben, lässt sich schlechte Datenqualität nicht etwa mit einem Eingriff beheben. Wer seine Datenqualität verbessern möchte, durchläuft einen Prozess, der ein organisatorisches Umdenken im gesamten Unternehmen mit sich zieht. Um die Datenqualität auf das nächste Level zu heben, braucht es das Verständnis aller Abteilungen für die Bedeutung qualitativ hoher Daten. Denn haben erst einmal alle Abteilungen verstanden, dass sie davon profitieren, Daten sauber und einheitlich zu erfassen, und das Bewusstsein für eine datengestützte Unternehmenskultur verankert, kann ein effektives Datenmanagement gelebt werden. Oder mit anderen Worten: Ihre Unternehmensstrukturen geändert, Verantwortlichkeiten neu definiert und Richtlinien eingeführt werden.

Schritt 2: Wie lässt sich die Qualität Ihrer Daten eigentlich messen?

Richtlinien schön und gut, aber was bedeutet denn überhaupt „hohe Datenqualität?“ Und ist diese messbar? Grundsätzlich sollten Ihre Daten die folgenden Kriterien erfüllen:

1. Zugangssicherheit
2. Integrität
3. Vollständigkeit
4. Aktualität
5. Relevanz
6. Glaubwürdigkeit

Um Ihnen die Evaluierung Ihrer Daten zu vereinfachen, finden Sie hier erste Maßnahmen, die Sie im Unternehmen anwenden können.

Sofortmaßnahmen, um Ihre Datenqualität zu verbessern

1. Datenrichtlinien definieren

Führen Sie Richtlinien ein, die ganz klar vorgeben, wer welche Daten wie erhebt, abspeichert und mit dem Team teilt. Wo und in welchem Format Daten erfasst werden. Ein ganz besonderes Augenmerk sollte darauf liegen, wie die sensiblen Daten gemeinsam genutzt werden. Liegen sie zentral an einem Ort, wo sie direkt überprüft, ergänzt und ausgewertet werden können? Oder werden sie vielleicht in Excel-Sheets zwischen den Kollegen hin- und hergeschickt? Wissen Sie, wie Daten in Ihrem Unternehmen geteilt werden? Handhabt das jedes Team anders? Dann sollten Sie hier schleunigst einheitliche Wege definieren. Vielleicht arbeiten Sie bereits mit einer Software zur Datenerfassung. Auf diese Weise können Sie sich das Datenchaos sparen und vermeiden außerdem fatale Fehler oder gar Verluste, die bei der manuellen Datenerhebung und Weitergabe von Daten auftreten können.

2. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Was bedeutet eine zuverlässige und konsistente Datenbasis für die Arbeit aller Mitarbeiter? Ein Beispiel: Der Vertrieb kann seine Planung mithilfe von Echtzeit-Daten wesentlich schneller anpassen und damit auf Marktentwicklungen reagieren. Eine stets aktualisierte Vertriebsplanung macht es möglich, den Herstellungsprozess zu optimieren und Ressourcen zu planen, die wiederum Aufschluss über notwendige Vertriebsmaßnahmen geben. Damit ist eine verbesserte Datenqualität nicht nur maßgeblich für die Strategie und die Richtung der Maßnahmen, sondern auch eine Erleichterung in der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen.

Nicht zu vergessen die sinkende Produktivität, die der manuellen Reparatur von Daten und Fehlersuche geschuldet ist sowie hohe Kosten, die damit verbunden sind. Führen Sie eine Serie von Workshops oder Seminaren ein, in denen Sie Ihrem Team die Folgen hoher Datenqualität nahe legen.

3. Führen Sie Qualitätssicherungsprozesse ein

Genauer gesagt: Überprüfen Sie Ihre Datenqualität, indem Sie sich Ziele setzen, die Sie anhand zuvor festgelegter Kennzahlen regelmäßig überprüfen. Messen Sie beispielsweise häufig auftretende Fehler in Prozent und legen Sie fest, wie hoch die Fehlerquote nach 4 Wochen oder einem Quartal sein darf.

Hin und wieder hinschauen führt kaum dazu, dass sich etwas ändert, und Fehler kommen auf diese Weise nicht zutage. Arbeiten dagegen alle Abteilungen an ein- und demselben Qualitätsziel, kommen Sie langsam, aber sicher voran. Um die Datenqualität sicherzustellen, sollten Sie also feste Strukturen einführen, in denen die von Ihnen festgelegten Datenrichtlinien im Unternehmen geprüft und evaluiert werden.

4. Automatisieren Sie Ihre Datenerfassung

Ein deutlich einfacherer Weg, um schlechte Daten und aufwändige Qualitätsmanagementprozesse zu umgehen, ist die automatische Erfassung aller Daten in einer zentralen Software. Dank der automatisierten Dateneingabe beheben Sie das Problem direkt an der Wurzel und sparen sich langwierige Fehlersuchen.

Wie funktioniert das genau? Bei der automatisierten Datenerfassung verzichten Sie auf den Dschungel aus Planungsdateien, die dann mühsam in einem einheitlichen Modell zusammengeführt werden müssen. Stellen Sie sich vor – kein Fehlerkarussell mehr, das Sie jedes Mal aufs Neue in Bewegung setzen. Das automatisierte Einsammeln von Planzahlen erfolgt über eine zentrale webbasierte Software, zu der alle Beteiligten einen gesicherten Zugang erhalten.

In der Software erstellen Sie als zentraler Planer die Planungsformulare für alle beteiligten Abteilungen. Die dezentralen Planer geben ihre Daten in die für sie vorgefertigten Planungsmasken ein. Diese sind für sie mittels eigener Login-Daten über den Browser zugänglich. Dabei benötigen sie keinerlei Softwareinstallation oder besondere Vorkenntnisse. Das automatisierte Datenmanagement sorgt nicht nur dafür, dass alle befugten Planer den aktuellen Planungsstand jederzeit einsehen können, sondern verbessert gleichzeitig Ihre Datenqualität: Durch die Eingabe fester Werte folgen die Daten der Planer einer festen Struktur, wodurch eine Vielzahl von Fehlern vermieden werden kann. Auch die doppelte Abspeicherung sowie der Verlust von Daten gehören damit der Vergangenheit an.

Wie sich die Planung in der Cloud auf das gesamte Controlling und die Zusammenarbeit auswirkt, zeigen wir Ihnen am Beispiel von Michael Fink, Leiter im Controlling. Möchten Sie mehr über die Datenerfassung in der Cloud erfahren. Hier geht’s zur kostenlosen Testversion.