Controlling als Business Partner: So beraten Sie auf Augenhöhe

Sie möchten Ihr Management endlich auf Augenhöhe beraten und Business Partner anstatt Datensammler und Excel-Schubser sein? Die aktuelle Krise hat die Anforderungen an das Controlling verändert: Die Folge sind überlastete Abteilungen und Unternehmen, die nicht präzise steuern können, weil ihnen die nötige Transparenz fehlt. Vorteile hat, wer seine Prozesse digitalisiert und in der Cloud plant. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit der cloudbasierten Planungssoftware zum Business Partner werden und das Controlling auf das nächste Level bringen. 

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Wir alle wissen, wie schnell sich Preise ändern können. Eine regelmäßige Kostenkontrolle ist Ihre Chance, um die finanzielle Beschaffenheit Ihres Unternehmenszu kennen und zu wissen, wie Sie den Unternehmensgewinn steigern können. Außerdem können Sie rechtzeitig gegensteuern, wenn sich die Energiepreise erhöhen oder sich ein plötzlicher Lieferstopp abzeichnet. Schnelle Entwicklungen erfordern schnelles Handeln. Und hierfür benötigen Sie stets den Überblick über alle kostenrelevanten Zahlen im Unternehmen. Gar nicht so einfach in der heutigen Zeit. Damit Sie für Ihre Kostenplanung aktuelle Daten zur Hand haben, empfehlen wir eine cloudbasierte Planungssoftware, in der alle Kostenstellen zentral und automatisiert erfasst werden. Auf diese Weise können Sie blitzschnell Ausgaben und Kostenursachen im Unternehmen auswerten.

Dazu zählen z. B.

• Materialkosten
• Produktionskosten
• Logistikkosten
• Instandhaltungskosten
• Personalkosten
• Werbe- und Vertriebskosten
• Dienstleistungskosten (Beratungskosten, Telekommunikation, Steuerberatung, Mieten, Reisen etc.)
• Finanzierungskosten

Durch einen Soll-/Ist-Vergleich in der Software erkennen Sie direkt, wann Ausgaben überschritten werden, und inwieweit Sie diese beispielsweise durch angepasste Produktionsziele senken können.

Schneller und in kürzeren Abständen planen

Wir können leider nicht verhindern, dass sich die Welt heute schneller dreht. Aber wir können unsere Unternehmensplanung darauf abstimmen. Mit einer software-gestützten Planung wird das Einsammeln und Zusammenführen von Daten, das sich bisher über Wochen hingezogen hat, auf wenige Tage reduziert. Das Controlling ist dadurch in der Lage, monatliche statt jährliche Planungen durchzuführen und Ist- und Sollwerte im Unternehmen auch auf kurzfristige Anfrage gegenüberstellen zu können. Damit sind Ihre Zahlen aus Vertrieb, Personal und Produktion immer up to date. Das Ergebnis: Sie sorgen für eine zuverlässige Datenbasis und bringen Transparenz in die Entscheidungen, die gefällt werden müssen.

Automatisierte Datenerfassung anstelle aufwändiger Handarbeit

Planen Sie auch noch mit Excel-Sheets, die zwischen Ihnen und Ihren Kollegen hin- und her wandern und Sie so manches Mal zur Verzweiflung bringen? Vor allem dann, wenn Ihre Daten durch einen unbekannten Fehler plötzlich inkonsistent werden und Sie wieder Detektiv spielen müssen.

In diesen Augenblicken fühlen sich Controller vom Business Partner meilenweit entfernt. Wenn Routineaufgaben wie das Einsammeln und Zusammenführen von Daten automatisiert werden könnten, hätten Sie viel mehr Zeit, um sich der Datenauswertung und Beratung zu widmen. Um dieses Ziel zu erreichen, arbeiten immer mehr Unternehmen mit einer Cloud-Software. Die Planung in der Cloud reduziert Ihre Planung auf wenige Tage und verhindert Planungsfehler. Ihre Kollegen können hier alle notwendigen Planzahlen in einem zentralen Planungsmodell erfassen, ohne, dass Sie Excel-Tabellen hin- und herschicken. Muss das Planungsmodell kurzfristig geändert werden, ist das kein Problem: Die Konsolidierung der Daten aus den vereinzelten Planungen aller Kollegen erfolgt automatisch. Egal, ob es sich um die Aggregation der Daten aus den Bottom-up-Planungen oder um Top-Down-Vorgaben handelt. Sie hinterlegen die Abhängigkeiten zwischen den Kennzahlen und andere Rechenlogiken zentral im Planungsmodell und die Berechnungen erfolgen von selbst.

Planungsstand jederzeit einsehen

Ein weiterer Tipp, wie Sie sich im Controlling als Business Partner ins Spiel bringen: Behalten Sie den Überblick über den aktuellen Planungsstand, damit Sie jederzeit Auskunft über Ihre Zahlen geben und dem Management auch kurzfristig beratend zur Seite stehen können. Denn Transparenz ist das A und O, wenn es darum geht, zuverlässige Entscheidungen zu treffen.

Wenn das so einfach wäre, denken Sie jetzt, denn die Realität im Controlling sieht leider oft anders aus. Geplant wird in langatmigen Planungszyklen, und das sehr häufig noch mit Excel. Plandateien liegen unzugänglich auf den Servern der Kollegen und der Planungsstatus wird umständlich via Mail kommuniziert.

In der Cloud-Software dagegen ist es ein Leichtes, sich schnell eine Übersicht zu verschaffen. Da alle Planer in einem zentralen Planungsmodell arbeiten, sehen Sie genau, welche Planzahlen von welchen Kollegen bereits eingetragen sind und was noch fehlt. Das System schickt zudem automatische Erinnerungen, wenn Fristen nicht eingehalten werden. Mit den Daten, die bereits eingetragen sind, können Sie jederzeit Berechnungen durchführen.

Mit Predictive Forecasting zum souveränen Business Partner

Die Cloud-Software ist das Tool des modernen Controllers, der als Business Partner fungiert. Sie können nicht nur aktuelle Zahlen und bisherige Entwicklungen einsehen, sondern auch besser vorausschauen. Denn in einer Software-as-a-Service lassen sich KI-Tools integrieren, die ein Predictive Forecasting möglich machen.

Vielleicht haben Sie auch bereits mit Forecasting gearbeitet und gemerkt, dass sich Kennzahlen geändert und sich die vielen investierten Stunden am Ende ins Nichts aufgelöst haben. Im Vergleich zum klassischen Forecasting bietet Ihnen das Predictive Forecasting, welches in einer cloudbasierten Planungssoftware integriert ist, viele unterschiedliche Parameter (z. B. Trends, Zyklen), auch externe Daten, sowie deren Schwankungen und bindet die Kennzahlen aller Abteilungen ein. Es findet eine automatische Analyse aller Einflüsse statt, die jederzeit auf die eigenen Werte abgestimmt wird. Das bietet Ihnen umfangreiche und zuverlässige Prognosen, die Sie bei Unternehmensentscheidungen aller Art nutzen können.  Wir nennen es auch „das zukunftsorientierte Controlling“.

Kollaborative Planung statt Inselplanung

Wenn Sie über alle Zahlen verfügen – aus Vertrieb, Produktion, HR-Abteilung – erhalten Sie ein umfassendes Bild von den Unternehmenszahlen. Und das ist wichtig für die Steuerung aller Abteilungen. Es kommt nicht selten vor, dass Unternehmen plötzlich feststellen, dass eine Gehaltserhöhung nicht im Budget drin ist. Ein Fall wie dieser lässt sich verhindern, indem Sie die Personalkostenplanung in die Gesamtplanung einbinden. Bei einer kollaborativen Planung speichern Kollegen aus allen Abteilungen ihre Zahlen zentral in einer Planungssoftware ab. Jeder arbeitet dabei nur in der ihm zugeteilten Vorlage. Die fertigen Teilplanungen werden schließlich automatisch zusammengeführt. Somit haben Sie das Gesamtbudget des Unternehmens immer im Blick.  

Für das Controlling hat die software-gestützte Zusammenarbeit aber noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Sie werden als wertvoller Business Partner wahrgenommen, der die Zusammenhänge im Unternehmen kennt, ohne den Kollegen dafür länger hinterherlaufen oder stundenlange Datenreparaturen auf sich nehmen zu müssen.

Tipp: Software-gestützte Planung spart Personal

Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels sind Unternehmen gefragt, ihre Prozesse kritisch zu beleuchten. Die Frage lautet nicht, „wie finde ich neues Personal?“, sondern: „Wie können wir das bereits vorhandene Potenzial effektiv nutzen“? Agile Software-Lösungen helfen auf der einen Seite, Routineaufgaben im Controlling zu automatisieren und dadurch Planungen zu beschleunigen. Auf der anderen Seite gewinnen Sie durch die Unterstützung einer agilen Cloud viel Zeit für die wichtigen Aufgaben im Controlling, für die Sie im Augenblick keine Kapazitäten haben.

Ihre Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren bedeutet darüber hinaus aber auch, sich als Arbeitgeber attraktiv aufzustellen. Sollte doch einmal Not am Mann sein, hat die Planung in der Cloud viel zu bieten: Eine effiziente und länderübergreifende Zusammenarbeit sowie die beliebte Form des Remote-Arbeitens sind an dieser Stelle nur 2 Beispiele von weiteren, die wir in diesem Beitrag nennen.

Wie funktioniert die Cloud-Planung?

Controlling als Business Partner klingt gut. Aber ist das denn auch so einfach, eine Planungssoftware im laufenden Betrieb einzuführen? Nicht zu vergessen die unterschiedlichen Tools, die man bereits nutzt, und die Mitarbeiter, die möglicherweise noch nie in einer solchen Software gearbeitet haben.

Wir können Sie beruhigen: Mit einer cloudbasierten Planungssoftware zu arbeiten ist weder langwierig, noch komplex. Sie können auch problemlos eigene Quellsysteme anbinden.

Wir haben eine Software-as-a-Service entwickelt, die genau auf die Bedürfnisse des Controllings zugeschnitten ist. Unser Ziel: Controller als Business Partner stark machen.

Erfahren Sie, welche Schritte zur Planung in der Cloud notwendig sind und wie wir unsere Planungsmodelle individuell auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.