Beispiel: Personalkostenplanung mit QVANTUM

Personalkosten und Gesamtkosten in Einklang zu bringen wird umso schwieriger, je komplexer die Unternehmensdaten sind. Daher wird die Personalkostenplanung in erfolgreichen Unternehmen zunehmend mit einer dafür vorgesehenen Planungssoftware abgewickelt. Das ist nicht nur zuverlässig, sondern auch zeitsparender und produktiver. Als HR-Controller war ich selbst auf der Suche nach einer modernen Planungsmethode, die den „Alltagspain“ wie Datenprobleme und das Hin-und Herschicken von Excel-Dateien überwindet und eine Abbildung komplexer Logiken ohne Programmierkenntnisse möglich macht. Mit der cloudbasierten Planungssoftware habe ich die Lösung für mich, aber auch für viele andere Unternehmen gefunden. Aber wie sieht das eigentlich aus, wenn ich meine Personalkosten und Ressourcen in der Cloud plane? Damit Sie sich ein Bild davon machen können, zeigen wir Ihnen ein Beispiel einer Personalkostenplanung mit QVANTUM.

Damit Sie sich ein Bild davon machen können, zeige ich Ihnen ein Beispiel einer Personalkostenplanung mit QVANTUM, Partner meiner Consulting-Firma HR-Metrics. 

Personalkostenplanung in QVANTUM starten

Fangen wir vorne an. Wenn ich QVANTUM starte, kann ich meiner Planung zunächst einen Namen geben, in unserem Fall: Personalkostenplanung. Ich habe die Möglichkeit, einen Abgabetermin festzulegen, also eine Frist, wann meine Planung fertiggestellt sein sollte.

Damit meine Personalkostenplanung zum Leben erweckt wird, muss ich sie selbstverständlich erst einmal mit Daten füllen.

In QVANTUM habe ich hierzu die folgenden Möglichkeiten:

1. Ein zentrales Planungsmodell für die Personalkostenplanung erstellen

Mein Planungsmodell kann ich in Excel ganz einfach auf der Basis eines Excel-Modells selbst hinterlegen. Dabei kann ich alle Dimensionsrollen und Formeln, wie in Excel, selbst bestimmen. Ich kann aber auch ein bestehendes Planungsmodell meiner Personalkosten aus Excel direkt in QVANTUM importieren.

2. Team einbeziehen

Für meine Personalkostenplanung hinterlege ich ein Team mit Mail-Adressen und habe dann entsprechend die Möglichkeit, Rechte zu vergeben. Ich kann z. B. festlegen, dass der Vertriebsleiter nur die Daten der Vertriebsmitarbeiter sieht.

3. Formulare für die Personalkostenplanung erstellen

Formulare sind unterschiedliche Ansichten auf den Würfel, unsere Datenbank, mit der wir in QVANTUM planen. Hier können wir uns z. B. die Personalkosten pro Mitarbeiter, die Personalkostenquote oder Personalkostenentwicklung in verschiedenen Szenarien und für beliebige Zeiträume anschauen und planen. Für meine Personalkostenplanung stehen mir hierzu verschiedene vorkonfigurierte Vorlagen zur Verfügung, die von den zuständigen Planern ausgefüllt werden. Natürlich steht es mir frei, mein Formular ganz individuell zu gestalten, abhängig davon, was mich als HR-Controller gerade interessiert.

In QVANTUM kann ich übrigens nicht nur Personalkosten, sondern auch Ressourcen planen, aber dazu später mehr.

Startseite QVANTUM: Sofort mit der Personalkostenplanung loslegen

Woher beziehe ich meine Daten für die Personalkostenplanung?

Grundsätzlich gilt, dass ich alle Modelle und Formulare meiner Personalkostenplanung in QVANTUM selbst definieren kann. Um Arbeit zu sparen und da die meisten Unternehmen bereits diverse Planungen durchgeführt haben, habe ich die Möglichkeit, meine Daten über Schnittstellen aus internen und externen Quellen in QVANTUM zu übertragen. 

Unbegrenzter Datenimport

Meine Stammdaten werden über eine automatisierte Schnittstelle in mein Planungsmodell direkt integriert und/oder als csv-Dateien manuell hochgeladen. Über den csv-Upload können auch Massenänderungen gepflegt werden, wie z.B. eine zusätzliche Einmalprämie für alle Mitarbeiter.

Daten exportieren

Darüber hinaus bietet sich mir in QVANTUM jederzeit die Möglichkeit, meine Daten zu exportieren und damit zum Beispiel in Excel weiter zu analysieren, wenn ich das möchte. Auch ein Re-Import von Excel-Daten in die Cloud ist möglich und schon werden mir meine neuen Zahlen in meiner Planung angezeigt.

Zentrales Planungsmodellmodell erstellen: So hinterlege ich meine Planung

Bei der Erstellung meines Planungsmodells lege ich zunächst die einzelnen Kennzahlen (FTE, Personalkosten, Lohnarten etc.) mit den dazugehörigen Wertetypen sowie die Formeln zur Berechnung der jeweiligen Kennzahlen fest.

In einem weiteren Schritt bestimme ich meine Planungseinheiten, z.B. Mitarbeiter, Kostenstellen, Bereiche.

Ich habe außerdem die Möglichkeit, zu bestimmen, in welchem Zeitraum (Monate, Jahre) ich planen möchte. Dabei kann ich auch mit Zeitversatzformeln arbeiten (z. B. Umsatz = Umsatz Vorjahr + 10%).

Beispiel: Aufbau eines zentralen Planungsmodells in QVANTUM

Für diejenigen, die bereits mit Excel gearbeitet haben, ist die Erstellung des Planungsmodells in QVANTUM selbsterklärend. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Strukturen und Dimensionsrollen für Ihr Planungsmodell festlegen, finden Sie in QVANTUM ein Beispiel einer Modellvorlage mit genaueren Erklärungen, welches Sie herunterladen können.

Jetzt mehr zum Aufbau meines Planungsmodells lesen

Formulare erstellen – Alle Anwendungsszenarien passend zu Ihrem Unternehmen

Die Formulare sind der spannende Teil meiner Personalkostenplanung, denn hier habe ich alle Möglichkeiten, um meine Personalkosten und Personaldaten von unterschiedlichen Perspektiven zu beleuchten.

Ich kann mir beispielsweise gezielt

• Den FTE
• Personalkosten je Mitarbeiter
• Personalkosten je Organisationseinheit

anschauen.

Natürlich gibt es auch eine Ansicht, in der Personalkosten und Ressourcen gemeinsam dargestellt werden.

Planung Personalkosten je Mitarbeiter und Monat in QVANTUM

Planvarianten

In jedem Formular habe ich die Möglichkeit, mir sowohl Plandaten als auch Ist-Werte oder Zielwerte, die ich zum Beispiel von oben bekommen habe, einzutragen. Darüber hinaus ist es möglich, einen Forecast zu berechnen und meine definierten Gehälter in einer separaten Ansicht zu erfassen. Letzteres ist besonders praktisch, wenn Sie eine Gehaltsplanung für Ihre Mitarbeiter durchführen. Die Plandaten der Abteilungen können Sie dabei einfach automatisiert als Vorschlagswerte in die tatsächliche Gehaltsdefinition überführen. Nachdem Sie Ihre Gehaltsgespräche geführt haben, können Sie Ihre gewünschten Maßnahmen mit QVANTUM simulieren, um so Ihre Vorschlagswerte mit den tatsächlichen Werten abzugleichen.

Planvarianten für Ihre Personalkostenplanung in QVANTUM auswählen 

Planungsszenarien

Besonders praktisch: Die Daten der einzelnen Ansichten lassen sich in verschiedenen Szenarien, wie dem Best-Case, Worst-Case und Middle-Case abbilden.

Verschiedene Planungsszenarien für Ihre Personalkostenplanung bei QVANTUM 

Berechtigungen Personalkostenplanung

Alle Formulare kann ich individuell für das gesamte Team, für eine individuelle Person oder auch nur für mich als Owner, also HR-Controller bzw. das HR-Controlling-Team, freigeben.

Personalkostensteuerung mit QVANTUM

Wenn man alle Plandaten eingegeben hat, möchte man natürlich wissen: was kommt jetzt aus all dem Geplanten raus?

Hierfür gibt es eine Ansicht, die sich „Personalkostensteuerung“ nennt. In dieser Ansicht kann ich mir die Gesamt-Personalkosten, nach Organisationseinheiten (z. B. Produktion, Vertrieb, Finance) oder nach Kostenarten (z. B. Überstunden, Sozialversicherungskosten) unterteilt im Detail anzeigen lassen.

Ich bekomme auch eine Gesamt-Übersicht über den FTE und Headcount.

Übersicht Gesamtpersonalkosten für alle Organisationseinheiten in QVANTUM

Abweichungen der Personalkostenplanung im Detail erkennen

Neben der Gesamtübersicht meiner Daten werden mir auch Plan-Ist-Daten angezeigt, um die Differenzen zwischen meiner Planung und den tatsächlichen Zahlen zu erfahren und rechtzeitig gegenzusteuern. Auch hier habe ich, ebenso wie bei den Gesamtkosten, die Möglichkeit, mir die Plan-Ist-Werte pro Kostenart und nach Abteilung sortiert anzeigen zu lassen.

Die Plandaten haben wir schon eingegeben. Um meine Ist-Werte zu erfassen, kann ich diese ebenfalls als csv-Dateien hochladen oder über eine Schnittstelle automatisch in die Datenbank einfügen lassen.

Sind die Personalkosten zu hoch? So passen Sie Ihre Personalkostenplanung an

Stellen Sie sich vor, Sie sehen, dass die Personalkosten plötzlich in die Höhe geschossen sind. In diesem Fall kann ich ganz einfach das anzupassende Formular anklicken (z. B. Personalkosten nach Mitarbeiter), kann dort Werte wie beispielsweise das geplante Gehalt für eine zukünftige zu besetzende Stelle oder Basisbezüge bestehender Mitarbeiter anpassen und direkt speichern. Ich habe die Plandaten somit direkt in der Datenbank angepasst und muss nicht zuerst eine Excel-Datei durch die gesamte Firma schicken, um die Kosten überall anzugleichen. Die gespeicherten Änderungen werden sofort automatisiert in die Gesamtübersicht übertragen. Ich sehe das Ergebnis also sofort live im Planmodell und kann damit arbeiten.

Bonus: Reporting-Dashboards zur Auswertung der Personalkostenplanung

Eine Besonderheit bei QVANTUM ist neben der intuitiven und flexiblen Planung auch das Angebot diverser Reporting-Dashboards. Damit Sie als HR-Manager oder HR-Managerin nicht vor lauter Zahlen den Überblick über die Personalkostenplanung verlieren, gibt es die Möglichkeit, Ihre Planung zu visualisieren und sie somit ansprechend im Team zu präsentieren.

Zur Visualisierung werden bekanntermaßen gern BI-Tools genutzt. Auch QVANTUM bietet die Möglichkeit, sämtliche Daten an alle gängigen BI-Tools anzubinden und somit Dashbaords zu schaffen, die speziell auf die Bedürfnisse der Personal- und Finanzabteilung sowie für alle Führungskräfte abgestimmt sind. Damit nicht jeder HR-Controller seine eigenen Dashboards bauen muss, bietet HR Metrics Consutling vorkonfigurierte, schlüsselfertige Dashboards an, die auf Knopfdruck implementiert werden können. Im Dashboard selbst werden alle wichtigen Bereiche abgedeckt: Kostenarten, Bewerbungen, Überstunden, Ausfälle, Fluktuation, Demographie. Dabei kommen die Daten von der QVANTUM-Planung, können aber auch von anderen Datenquellen wie z.B. ERP-Systemen, Bewerbermanagementsystemen oder anderen Quellen ins Dashboard eingespeist werden. Jede Änderung Ihrer Planung wird dank der BI-Anbindung sofort im Dashboard sichtbar.

Reporting-Dashboard auf Basis der Personalkostenplanung in QVANTUM

Transparenz für alle Beteiligten

Auch im Dashboard kann ich meine Ansicht wunderbar filtern, indem ich mir zum Beispiel die Anzahl Headcount, FTE und Personalkosten gezielt für die Finance-Abteilung oder für die Produktionsabteilung anschaue. Möchte ich mir nur meine Personalkosten ansehen, kann ich auch dies einfach auswählen und nach Mitarbeitern oder Abteilungen sortieren.

Beispiel einer visualisierten Planung von Bewerbungen inkl. Kosten

Fazit

Mit QVANTUM kann ich mir als Controller, Manager und Planer alles anschauen, was für meine Planung und Analyse wichtig ist. Von Vorjahresvergleichen bis hin zu Variantenvergleichen. Mir sind keine Grenzen gesetzt und ich kann meine vorhandenen Excel-Kenntnisse direkt anwenden und viel Zeit bei der Erfassung meiner Daten sparen. Besonders toll ist, dass ich in QVANTUM meinen kompletten Prozess, von Planung, Analyse, Reporting und Steuerung bis hin zur erneuten Planung – also meinen  kompletten Controlling-Regelkreis – abbilden, digitalisieren und automatisieren kann.

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Christian Fritz

HR Controller & Geschäftsführer

HR Metrics Consulting