Checkliste: Worauf Sie bei der Auswahl der Controlling-Software achten sollten

Sie denken über eine Software für Ihr Controlling nach? Die automatisierte Datenerfassung und Zusammenarbeit sind ein absoluter Pluspunkt – für Ihre Mitarbeiter, aber auch für Ihre Planungseffizienz. Denn eine Software für Controlling spart nicht nur erheblich Zeit, sondern gewährt auch tiefere Einblicke in Ihre Datenentwicklung. Und solide und transparente Daten sorgen für sichere Zukunftsprognosen.

Bleibt die spannende Frage: Welche Software eignet sich für Ihre Unternehmensplanung und worauf gilt es dabei zu achten? Wir fassen die wichtigsten Auswahlkriterien für Sie zusammen und verraten Ihnen, wie Sie an eine effiziente und für Ihr Unternehmen passende Software gelangen.

Das Onboarding verrät bereits einiges über die Software

Wenn erstmal mehrere Monate ins Land gehen, um Ihre Planungsmodelle zu entwickeln und Sie intensiv einzuarbeiten, bevor Sie die Software nutzen können, können Sie davon ausgehen, dass Änderungen am Planungsmodell später nicht mal eben möglich sind.  

Zu wissen, wie die Implementierung Ihrer Software aussieht, erspart Ihnen Enttäuschungen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Planung vorab an den Implementierungsprozess anzupassen. Vergessen Sie bei Ihrer Planung nicht die Kosten, die eine aufwändige und langatmige Implementierung mit sich bringt. Meetings, Schulungen und interne Berater, die Sie ggfs. bereitstellen müssen, wollen auch bezahlt werden.

 Aber nun zur Software selbst. Was macht eine Software erfolgreich? Und woher wissen Sie, welche Software Ihnen am besten hilft und zu Ihrem Unternehmen passt?

Diese Kriterien sollten Sie beachten, wenn Sie das volle Potenzial der Software für Ihr Controlling ausschöpfen möchten.

1. So wenig Support wie möglich

Es ist doch gut, wenn Ihr Software-Anbieter umfangreichen Support bietet und Sie bei jedem Problem auffängt, oder? Ja. Aber im besten Fall benötigen Sie den Support kaum. Wenn Sie ständig mit Technikern telefonieren müssen oder sogar in Ihre eigene IT-Abteilung oder eine externe Beratung investieren müssen, damit Ihre Controlling-Software problemlos läuft, sollten Ihre Alarmglocken läuten.

 Überlegen Sie sich im Vorfeld, welchen internen Aufwand Sie betreiben können und ob sich Ihre neue Software für den Controlling-Alltag eignet.

Je abhängiger Sie vom Anbieter oder Dienstleistern sind, desto unflexibler sind Sie in Ihrer Planung. Und Ihr Planungsprozess wird kaum effektiver werden, wenn Sie sich in sämtliche Module und Tools einarbeiten müssen, um zu erfahren, wie man Logiken und Kennzahlen im Planmodell anpassen kann.

 Am besten planen Sie zu Beginn ein Gespräch mit dem Software-Anbieter und lassen sich Ihre Planung in der Software einmal anhand eines Beispiels zeigen.

Stellen Sie sich vor, Sie wollten gleich morgen mit der neuen Planungsmethode loslegen. Was müssen Sie hierzu wissen, um selbständig planen zu können? Ein solches Gespräch führen Sie idealerweise gemeinsam mit Ihrem Planungsverantwortlichen bzw. Leiter im Controlling.

2. Self-Service-Check: Wie leicht ist die Planung in der Controlling-Software wirklich?

Es macht nur Sinn, in einer Software zu planen, wenn Ihre Planer sie auch selbständig und intuitiv nutzen können. Eine moderne und nutzerfreundliche Planungssoftware sollte also einen Self-Service garantieren. Das bedeutet:

Erweiterte Zugriffsrechte

Gehen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle Datenquellen haben, die sie benötigen. Es sollte möglich sein, selbständig Graphiken und Diagramme zu erstellen und diese jederzeit anzupassen. Auch die Erstellung von Berichten ist ein Must-have. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie verlieren, wenn Ihre Controller für jede Analyse und jeden Bericht eine Berechtigung anfragen müssen. Damit tun Sie niemandem einen Gefallen.

Ad-hoc-Analysen

Egal, welche Frage sich in welcher Abteilung stellt. Ein erfolgreiches Unternehmen lebt davon, ad-hoc Analysen durchzuführen, um Zusammenhänge aufzudecken und Antworten zu liefern. Was ist hier nützlicher als eine agile Software, in der Ihr Controlling jederzeit komplexe Abfragen realisieren und Kennzahlen vergleichen kann. Und zwar unabhängig von Entwicklern, Beratern und Selbsthilfe-Videos.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Alle Beteiligten, ob Planer oder Manager, ob technisch versiert oder nicht, sollten sich in der Software zurechtfinden. Nur so können Sie auch abteilungsübergreifend zusammenarbeiten und Ihre Daten für eine ganzheitliche Unternehmensstrategie nutzen. Dazu braucht Ihre Controlling-Software übersichtliche und verständliche Dashboards, die die für die jeweilige Abteilung notwendigen Kennzahlen auf einen Blick anzeigen. Auch die Arbeit im Planungsmodell sollte nicht mehr Aufwand bereiten als die Planung in Excel. So können Ihre Planer auch ohne Kenntnisse sofort loslegen.

3. Automatisierte Datenerfassung ohne Ausnahmen

Auch in der Controlling-Software ist es möglich, weiter mit Excel zu planen. Der große Vorteil bei der Cloud ist aber: Sie können Ihre Excel-Plandaten direkt ins zentrale Planungsmodell importieren, in der sie automatisch zusammengeführt werden.

Einige Software-Hersteller bieten Ihnen außerdem die Anbindung an ERP-Systeme an. Dadurch können Sie Daten aus anderen internen Quellen wie beispielsweise DATEV automatisch übertragen. Eine öffentliche Schnittstelle macht es zudem möglich, externe Quellen anzubinden. Und das alles ohne IT-Projekt.

Lassen Sie Ihren IT-Verantwortlichen die Schnittstellen-Dokumentation Ihres Software-Anbieters vorab einsehen, um die Integration weiterer Quellen zu überprüfen. Ein Beispiel einer solchen Schnittstellen-Dokumentation zeigt Ihnen QVANTUM.

4. Rechtevergabe in der Software selbst steuern

Besprechen Sie die Möglichkeiten der Rechtevergabe mit dem jeweiligen Software-Betreiber.

Zur funktionalen Rechtevergabe gehört, dass Sie ausgewählten Benutzern den Zugriff auf die Datenänderung oder Datenlöschung sowie die Berichterstellung verweigern können. Bei einer erweiterten Rechtevergabe können Sie außerdem Benutzerrollen definieren und die Zugriffsrechte je nach Rolle individuell festlegen. Dabei können Sie auch nach Datentyp und Planungsbereich unterscheiden. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie Ihren Planern, dem Management und Abteilungen unterschiedliche Rechte einräumen möchten.

5. Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit

Beim Gedanken an eine cloudbasierte Planungssoftware im Controlling sind sich manche Unternehmen noch immer unsicher. Gerade, wenn es um das Thema Datenschutz und Sicherheit geht. Zurecht, denn nicht jede Cloud schützt Ihre Daten zuverlässig.

Wichtig ist, dass Ihre Daten getrennt von anderen Kundendaten Ihres Anbieters abgespeichert sind. Sie sollten verschlüsselt und durch entsprechende DSGVO-konforme technische und organisatorische Maßnahmen, Protokolle und ein sicheres Login-Verfahren geschützt sein.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist der Server-Standort. Sicherheit und Zugriffskontrolle haben Sie nur, wenn Ihre Controlling-Cloud in Deutschland gehostet wird. Deutsche Cloud-Hoster unterliegen strengen Datenschutzvorschriften und verfügen über Zertifizierungen, die grundlegende Sicherheitsvorkehrungen erfordern.

6. Kollaborativ zusammenarbeiten

Mit der richtigen Software bleibt ein unternehmensübergreifendes Controlling nicht mehr länger eine Vision. Voraussetzungen hierfür: Die perfekte Software besitzt ein zentrales Planungsmodell, das einfach in die Cloud geladen wird. In der Cloud können Ihre Planer ihre Daten direkt erfassen. Ohne Programmieraufwand und E-Mail-Ping-Pong. Sie können mit mehreren Personen am selben Planungsmodell arbeiten und haben jederzeit Einsicht in alle Plandaten.

Achten Sie darauf, dass Ihre Software reine Planer-Lizenzen anbietet, in der Ihre Planer lediglich Plandaten eingeben dürfen. Das spart Ihnen Kosten und ermöglicht es Ihnen, mit ihrem gesamten Team effektiv zusammenzuarbeiten.

7. Planung flexibel anpassen

Planungen ändern sich von heute auf morgen. Das ist nichts Neues. Daher sollte es in Ihrer Controlling-Software möglich sein, Datenfelder und Kennzahlen anzupassen und Benutzerrollen beliebig hinzuzufügen. Und zwar, ohne dass Ihre gesamte Planung fehlerhaft wird oder Sie mit Formeln hantieren müssen. Dasselbe gilt für Ihre Dashboards und Berichte. Dashboards und Planungsmodelle sollten niemals starr sein, sondern sich jederzeit nach Ihren individuellen Anforderungen richten.

8. Transparenz bei der Planung

In der modernen Controlling-Software sind alle Ihre Unternehmensdaten zentral in der Cloud gespeichert und immer aktuell. Auch Ihre Dashboards werden über eine Anbindung an BI-Tools jederzeit aktuell gehalten, damit Sie in jedem Meeting eine Echtzeit-Übersicht Ihrer Daten präsentieren und zuverlässige Analysen durchführen können.

Damit Sie zu jedem Zeitpunkt wissen, welche Daten bereits erfasst sind und welche noch fehlen, bieten erfolgreiche Software-Lösungen ein Cockpit an. Hier können Sie direkt automatisierte Nachrichten an Ihre Planer schicken und Fristen mit Ihren Planern kommunizieren. Darüber hinaus erhalten Sie Mitteilungen, sobald Plandaten im entsprechenden Planungsmodell erfasst wurden.

Fazit:

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer neuen Controlling-Software darauf, dass die Software alltagstauglich ist. Ihre Abteilungen sollten selbständig und kollaborativ in der Software arbeiten und Ihre Unternehmenszahlen automatisiert und zuverlässig erfassen können, um schnell und sicher an Antworten zu gelangen. Voraussetzungen sind unter anderem eine intuitive Nutzeroberfläche, erweiterte Zugriffsrechte sowie die Anbindung in- und externer Quellen an zentrale Planungsmodelle.

Wir haben für Sie zusammengefasst, auf welche Kriterien Sie im Einzelnen achten sollten, bevor Sie sich für eine Software-Lösung entscheiden.