Wie die Planung in der Cloud das Controlling verändert

Der Alltag im Controlling kann mitunter chaotisch und frustrierend sein. Michael Fink kennt das nur zu gut. Seit 2017 ist er Leiter im Controlling beim Aachener Mineralwasser-Anbieter „Feine Perle Vulkaneifel GmbH“ (FPV). Sein Alltag zeichnet sich in vielen Unternehmen der Konsumgüterindustrie ab. Planungszugriff, konsistente Planzahlen, agile und schnelle Planungszyklen? Fehlanzeige.

Für Michael steht fest: Das kann so nicht weitergehen. Die Firma FPV entscheidet sich für die Planung mit unserer Cloud-Software QVANTUM. Dass die Planung in der Cloud den Controlling-Alltag der FPV um 180 Grad verändern würde, damit hatte er nicht gerechnet.

Planen oder Erahnen? 

Montag, 16.05., 10 Uhr 

„Was ist der aktuelle Planungsstand?“ Es ist jede Woche dieselbe Frage. Auch heute hat Michael Fink, Leiter Controlling, keine Antwort. „Derzeit kann ich nicht auf unsere vollständige Planung zugreifen“, sagt er entschuldigend in Richtung seines Smartphones, während er notiert, von welchen Kollegen er noch Zahlen für seine Unternehmensplanung benötigt. „Franks Plandatei liegt auf seinem Rechner. Er ist krank. Ich versuche ihn zu erreichen, ob er mir die Datei zukommen lassen kann. Aber ich schätze, wir müssen für die Zeit seines Ausfalls vorerst darauf verzichten.“

Als Michael auflegt, überkommt ihn dasselbe unbehagliche Gefühl, das er immer hat, wenn der CEO ihn im wöchentlichen Catch-up ausfragt. Der plötzliche Ausfall seines Kollegen kommt bei dem ohnehin schon herrschenden Planungswirrwarr doppelt ungelegen. Eine Lösung muss her. Und wie so oft ertappt er sich bei dem Gedanken, ob er selbst die fehlenden Zahlen überschlagen und eintragen soll.

Überforderung und Unübersichtlichkeit sind Programm – Schluss damit!

Alles muss man selbst machen 

Montag, 16.05., 10:15 Uhr 

Natürlich ist Frank nicht zu erreichen. Auf seine Daten müssen wir wohl warten, schließt Michael seufzend. Zeit, um sich um die bereits vorhandenen Plandaten zu kümmern. Sein siegessicheres Lächeln weicht schnell einem verzweifelten Schnauben, als er nach und nach die gesuchten Dateien in seinen E-Mails öffnet. „Wir sollten anfangen, nur noch geschützte Dateien an die Planer herauszuschicken“, sagt er alarmiert zu sich selbst.

Flexibilität hin oder her. Die Tatsache, dass jeder Nutzer die Tabellen nach Belieben umstrukturieren und ergänzen kann, stellt Michael nun vor ein nahezu unlösbares technisches Problem. Die abweichenden Tabellenbearbeitungen, die seine Kollegen höchst motiviert durchgeführt haben, muss er nun alle in der Gesamtplanung händisch anpassen. Es ist nicht das erste Mal, doch Michaels Nervenkostüm wird dünner und dünner.

Kein Ziel in Sicht 

Dienstag, 17.05., 9 Uhr  

Der Moment, in dem Michael erfährt, dass das Umsatzziel der deutschen Landesgesellschaft angehoben wurde, bricht wie ein Gewitter über ihm zusammen. Seine To-do-Liste für diese Woche, nein, sogar der gesamte Planungszyklus steht Kopf. War er doch diese Woche schon auf der Zielgeraden, muss er den gesamten Planungszyklus wieder von vorne beginnen.

Verärgert knallt er seine leere Kaffeetasse auf den Tisch. Sein Chef verlangt Ergebnisse, aber ständig ändert sich etwas von oben und alles muss 10mal herumgedreht werden. Wie sollen wir so zu einem aktuellen Ergebnis kommen? Doch er ist allein mit seiner Wut.

Es bleibt ihm nichts übrig als eine erneute Sammlung angepasster Excel-Mappen für jede dezentrale Einheit auf den Weg zu bringen und wiederum alle Excel-Sheets aus den unterschiedlichen Abteilungen einzusammeln. Das bedeutet nicht nur viel Zeitaufwand, sondern auch eine aufwändige Individualprogrammierung, um das Umsatzziel für die Einzelposten der Vertriebsplanung zu berechnen.

In Arbeit untergehen – So kann es nicht weitergehen!

Inkonsistente Daten: „Die Nadel im Heuhaufen“

Freitag, 20.05., 13 Uhr 

Die Nachricht vom geänderten Umsatzziel ist bereits eine Weile her, doch mit der Anpassung seiner einzelnen Planungsdateien hat Michael noch immer nicht begonnen. Im Dschungel der Planzahlen versucht er im Augenblick verzweifelt, Rechenfehler in den anzupassenden Tabellen zu finden und sich den kürzlich entstandenen logischen Widerspruch zu erklären, der nun die gesamte Aggregation blockiert.

Die Modellierungslogik seiner Planung ist im Augenblick so transparent wie eine Raufasertapete.

Des Öfteren hat sich Michael umgeschaut, wie andere Unternehmen diese Herausforderung meistern. Und immer wieder bleibt er beim selben Thema hängen – der Cloud-Software. Ist die Planung in der Cloud wirklich effektiver? Wie viel Aufwand ist es, alles aufzusetzen und einzupflegen? Wenn er ehrlich zu sich selbst ist, platzt er förmlich vor Neugier. Aber er muss sich gut auf das nächste Teammeeting vorbereiten, um die Fragen aller beantworten zu können. Er muss nicht nur sich selbst und den CEO davon überzeugen, sondern auch seine Kollegen.

Transparente und aktuelle Zahlen müssen nicht nur eine Wunschvorstellung bleiben

Die Begegnung mit der QVANTUM-Software und ein Fünkchen Zuversicht 

Mittwoch, 25.05., 16:20 Uhr 

Seit Langem fühlt sich Michael wieder richtig gehört. Er ist den Schritt gegangen. Das, was er lange Zeit mit sich im Stillen ausgemacht hat, ist nun Realität geworden. Der Weg in die Cloud scheint plötzlich nicht mehr nur eine alberne Vision von ihm zu sein. Seine Google-Recherchen und das angenehme Gespräch mit dem Customer Success Manager von QVANTUM haben gezeigt, dass QVANTUM alle Ziele und Anforderungen, die im Controlling-Prozess von hoher Bedeutung sind, erfüllt. Erstaunt hakt er seine Checkliste ab:

• Aktueller Planungsprozess
• Datensicherheit und Zugriffskontrolle
• Transparenz
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• Flexibilität
• Wachsende Komplexität
• Agil planen
• Sales-Operation-Alignment optimieren

Er hatte sich den Implementierungsprozess wesentlich komplizierter vorgestellt. Das Wichtigste steht noch kurz bevor. Es ist bereits ein Stammdatenbriefing geplant, bevor es dann zum Prototyping geht, indem ein Prototyp beweisen soll, dass das eigene Planungsmodell umsetzbar ist. Es kommt noch besser. Michael muss sich nicht um alles selbst kümmern. Das QVANTUM-Team berechnet gemeinsam mit Michael den RoI, um die Ersparnisse und den Mehrwert durch QVANTUM direkt schwarz auf weiß zu sehen.

Insbesondere zu Beginn war er sich nicht sicher, ob seine Probleme durch die Planungssoftware wirklich behoben werden können und wie er die Wirksamkeit und Effizienz der Planung in der Software richtig bewerten kann. Doch heute spürt Michael eine altbekannte Sicherheit in sich aufkeimen: QVANTUM wird ihm auf jeden Fall weiterhelfen und schon bald wird er seinem Team ein ganz neues Planungserlebnis präsentieren.

Smarte Übersicht dank QVANTUM

Erste Planung in der Cloud 

Mittwoch, 15.06., 13 Uhr 

Es ist vollbracht. Ein Beratungsgespräch mit der Firma QVANTUM, viele interne Treffen und zwei Arbeitstreffen später sind die Zweifel des CEOs beseitigt und Michael Feuer und Flamme. Was man nun weiß: Der Premium-Mineralwasser-Anbieter FPV kann mit QVANTUM viel schneller, effizienter und transparenter planen als bisher. Auch Michaels Kollegen waren angetan. Alle konnten sich selbst durch die Software klicken und live erleben, wie sich die Planung in der Cloud anfühlt. Es war anders, aber ebenso einfach und flexibel wie das Planen mit Excel. Vor allem war es jedoch viel übersichtlicher.

Er wirft einen Blick in seinen neuen QVANTUM-Account, um mit einer neuen Planungsvorbereitung zu starten. Der erste neue Planungszyklus seit dem Wechsel in die Cloud. Verständlich, dass Michaels Wangen vor Aufregung erröten. Hält die Cloud, was sie verspricht? Sie haben sie bereits getestet, aber man weiß ja nie, ob sie sich im Alltag tatsächlich bewährt. Mit einem Klick lädt er sein neues Planungsmodell in die Cloud. Mit einem zweiten Klick startet die Planung. Michael hat die Angewohnheit, alles doppelt zu kontrollieren, und prüft nervös, ob er nicht etwas vergessen hat. Aber das war es bereits. Seine Kollegen haben just in dem Moment eine E-Mail mit ihren Zugangsdaten sowie einem persönlichen Link zu ihrer Teilplanung erhalten.

Kollaborativ zu arbeiten kann so einfach sein!

Ins Zeitalter der Automatisierung 

Freitag, 17.06., 11:30 Uhr  

Es ist ein Mix aus Überraschung, Erleichterung und Freude, der wie eine Wolke über Michaels Büro schwebt. Jetzt, wo die Datenzusammenführung praktisch automatisch läuft, betreten seine Kollegen wieder öfters sein Büro, um neue Ideen zu entwickeln und an den Prozessen zu feilen. Und Michael hat Zeit dafür. Er kann sich entspannen und muss in seinem Kopf keine Standpauken mehr durchgehen.

Automatisch ist das Stichwort. Es fühlt sich an, als wäre es im letzten Jahrhundert gewesen, als Michael seine Daten selbst zusammengeführt und unangenehme Erinnerungsmails oder Anrufe zwischen Michael und seinen Kollegen standen. Die Konsolidierung der Daten aus den vereinzelten Planungen aller Kollegen erfolgt jetzt von selbst. Egal, ob es sich um die Aggregation der Daten aus den Bottom-up-Planungen oder um Top-Down-Vorgaben handelt. Michael hinterlegt die Abhängigkeiten zwischen den Kennzahlen und andere Rechenlogiken zentral im Planungsmodell und die Berechnungen erfolgen immer sofort und automatisch.

Endlich Zeit für neue Ideen und Austausch über aktuelle Zahlen

Wenn aus Kontrolle Teamarbeit wird 

Montag, 27.06., 10:30 Uhr 

Aha, denkt Michael schmunzelnd. Vertriebsgebiet Nord. Wer ist denn dafür verantwortlich? Das QVANTUM-Dashboard hält die Antwort parat. Patrick Mersen. Zeit für eine Erinnerungsmail aus dem Cockpit. Und Michael spürt förmlich die Freude, die ihm die neue Arbeitsweise bereitet. Die Cloud zeigt Michael den aktuellen Fortschritt seiner neuen Planung an. Das Beste ist, denkt er, während er zufrieden seinen Kaffee schlürft, er muss nicht mehr allen hinterherlaufen und sich über kaputte Dateien ärgern oder händisch Anpassungen durchführen, die sich aus Änderungen der Planungslogik ergeben.

Zuletzt hat er seine neue Planung einfach vorübergehend pausiert, als es mal wieder neue Anpassungen gab. Alle Kollegen wussten sofort Bescheid, denn nicht er, sondern das System hat unmittelbar eine E-Mail geschickt, um alle zu informieren.

Kaum zu glauben: Er freut sich schon fast auf den wöchentlichen Catch-up mit seinem CEO. Denn heute hat Michael Ergebnisse. Die Qualität des Austauschs mit dem CEO hat sich bei Weitem verbessert. Es geht jetzt nicht mehr in erster Linie darum, von wem Michael was noch nicht bekommen hat und wie weit die Planung ist, sondern was die aktuellen Zahlen sagen und wie das Unternehmen damit umgehen sollte.

Nicht nur das Controlling. sondern auch der CEO sind zufrieden – Auf Wolken schweben mit der Cloud

Wie Sie den nächsten Schritt zur Planung in der Cloud machen 

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